Dichiarazione sostitutiva di atto notorio

• Cos'è la dichiarazione sostitutiva di atto notorio
• Responsabilità del pubblico ufficiale
• Chi può utilizzare la dichiarazione sostitutiva
• Quando non si può utilizzare
• Come si compila
• Limiti alla dichiarazione sostitutiva e all'autocertificazione
• Responsabilità del dichiarante
• Responsabilità della PA e dei dipendenti
• Caratteristiche
• Autocertificazione e dichiarazione sostitutiva: differenze
• Atto notorio: valore di prova legale
• Costi dell'atto notorio
• Tipologie di atti notori
• Fac-simile

Cos'è la dichiarazione sostitutiva di atto notorio

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La dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio sostituisce l'atto notorio relativo a stati, qualità personali o fatti a diretta conoscenza dell'interessato quando resa e sottoscritta dallo stesso, nelle modalità previste dall'art. 38 del DPR. n. 445/2000 che contiene il "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa."

Le dichiarazioni hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.

Disciplina di riferimento

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio è disciplinata nello specifico dall'art. 47 del suddetto TU DPR 445/2000, che la definisce, ne stabilisce il contenuto e a che cosa serve.

Responsabilità del pubblico ufficiale o funzionario dell'ufficio pubblico

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Il comma 2 dell'art. 47 del DPR 445/2000 stabilisce che "Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà" pertanto, ai sensi dell'art. 74 dello stesso DPR, il pubblico ufficiale o il funzionario dell'ufficio che non accettano la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà rese a norma di legge, incorrono nella violazione di atti d'ufficio.

Chi può utilizzare la dichiarazione sostitutiva di atto notorio

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La dichiarazione sostitutiva di atto notorio può essere utilizzata dai cittadini italiani e UE, a condizione, per questi ultimi, che abbiano la residenza in Italia e che la dichiarazione di fatti, stati e qualità siano certificabili da soggetti privati e pubblici italiani.

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio può essere resa:

• in sostituzione dell'atto di notorietà in relazione a stati, qualità personali o fatti a diretta conoscenza dell'interessato;
• nell'interesse dello stesso dichiarante anche se riguarda stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza;

quando entra in contatto con la Pubblica Amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi per dimostrare fatti, qualità e stati diversi da quelli contemplati dall'art. 46 del DPR 445/2000.

Quando non si può utilizzare

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Come appena visto ci sono quindi dei casi in cui lo stato, la qualità o un fatto determinato non possono essere provati con la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà. Si tratta dei casi contemplati dall'art 46 del DPR 445/2000 che contiene l'elenco degli atti autocertificabili che vanno a sostituire le normali certificazioni:

• data e il luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• godimento dei diritti civili e politici;
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
• stato di famiglia;
• esistenza in vita;
• nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o del discendente;
• iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• appartenenza a ordini professionali;
• titolo di studio, esami sostenuti;
• qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
• stato di disoccupazione;
• qualità di pensionato e categoria di pensione;
• qualità di studente;
• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
• di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
• di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali; ù
• di non essere l'ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
• qualità di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Come si compila la dichiarazione sostitutiva di atto notorio

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L'art. 48 del DPR 445/2000 prevede che "Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare."

Detti moduli da presentare alle pubbliche amministrazioni e a chi esercita o gestisce servizi pubblico:

• devono essere presentati su carta libera con apposizione della relativa marca da bollo;
• devono essere firmati direttamente e personalmente dall'interessato innanzi all'addetto dell'ufficio pubblico producendo una copia non autenticata del proprio documento di identità in corso di validità;
• se si desidera procedere all'invio telematico del modulo è necessario firmarlo digitalmente o tramite CIE (carta di identità elettronica) se il soggetto è identificato dal sistema informatico;
• in alternativa, anche se in disuso, all'invio si può procedere via fax.

Nel rendere la dichiarazione sostitutiva si possono presentare delle problematiche, in relazione alle quali interviene la legge stabilendo che:

- chi non sa o non può rendere la dichiarazione sostitutiva deve renderla davanti a un pubblico ufficiale;

- se il soggetto che deve rendere la dichiarazione presenta un impedimento temporaneo a causa di una malattia la dichiarazione può essere resa al suo posto dal coniuge o in mancanza, dai figli o in mancanza anche di questi, da un parente in linea retta o collaterale entro il terzo grado.

Limiti alla dichiarazione sostitutiva e all'autocertificazione

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Ci sono degli atti che per legge non possono essere né autocertificati né sostituibili dalla dichiarazione sostitutiva di atto notorio. A prevederlo è l'art. 49 del DPR 445/2000 che al comma 1 dispone che: " I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore."

Responsabilità del dichiarante

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Quando il cittadino ricorre alla dichiarazione sostitutiva di atto notorio deve ovviamente dichiarare dati e informazioni vere e reali, se non lo fa, l'art. 76 del DPR dispone che chi rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso è punito dalle relative disposizioni del codice penale e delle leggi speciali in materia. Esibire un atto che contiene dati che non rispondono alla realtà equivale ad utilizzare un atto falso.

Inoltre, fermo restando quanto appena detto, se dal controllo previsto dalla legge emerge la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade anche dai benefici che conseguono eventualmente dalla presentazione della dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio.

Non solo, se tali benefici sono già stati concessi al dichiarante, gli stessi vengono revocati e gli è precluso l'accesso ad aiuti e benefici per due anni che decorrono dalla data di adozione dell'atto di decadenza. Restano fermi solo gli interventi disposti in favori di minori e quando gli stessi sono stati disposti per la presenza di condizioni sociali e familiari particolarmente disagiate.

Responsabilità della PA e dei dipendenti

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Sono invece esonerate da responsabilità, le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, in relazione agli atti emanati in conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati che non rispondono più alla verità e che sono stati prodotti dall'interessato o da terzi.

Caratteristiche dell'autocertificazione sostitutiva di atto notorio

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Per analizzare le differenze intercorrenti tra l'autocertificazione e la dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio occorre individuare prima le caratteristiche dell'autocertificazione, che come abbiamo visto, può essere utilizzata per attestati stati e qualità o fatti che non possono essere attestati dalla dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio.

Come la dichiarazione sostitutiva anche l'autocertificazione può essere resa su moduli già predisposti dagli uffici dei Comuni, firmandola personalmente e inviata a mezzo fax, lettera o personalmente ricordandosi sempre di produrre anche una copia del proprio documento di identità.

Autocertificazione e dichiarazione sostitutiva: differenze

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La differenza quindi principale tra dichiarazione sostitutiva e autocertificazione riguarda il tipo di stati, fatti qualità che il soggetto può documentare in quanto:

• l'autocertificazione vale per fatti, stati e qualità personali che sono contenuti in un registro o in un elenco;
• la dichiarazione sostitutiva invece per dichiarare fatti, stati o qualità personali che non rientrano tra quelli autocertificabili perché non contenuti in registri o elenchi.

L'altra differenza di rilievo riguarda la presentazione, in quanto l'autocertificazione è redatta in carta semplice, firmata dall'interessata ricorrendo a moduli prestampati.

La dichiarazione sostitutiva invece la dichiarazione viene resa su modelli prestampati in carta semplice ma la sottoscrizione deve avvenire di fronte a un funzionario pubblico, o se si decide di inviarla per posta, a mezzo fax o via email occorre la firma digitale sul modulo.

Atto notorio: valore di prova legale

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L'atto notorio o atto di notorietà ha natura pubblica e attesta fatti, stati e qualità personali. Si tratta di un documento scritto che viene formato davanti a un pubblico ufficiale che può essere sia un notaio che il cancelliere di un tribunale (o dal Presidente).

La dichiarazione viene resa sotto giuramento da parte di due attestanti maggiorenni, che devono avere il godimento dei propri diritti civili e politici, essere in possesso di un documento identificativo in corso di validità e dichiarare di essere consapevoli della responsabilità morale e giuridica che deriva dalla loro deposizione.

Gli attestanti quindi rendono una dichiarazione relativa a certi fatti, che produce effetti giuridici nella sfera del terzo, a cui gli stessi sono però estranei.

I fatti dichiarati dagli attestanti sono definiti notori perché di dominio pubblico e poiché riferiti appunto da terzi disinteressati, sono considerati veri fino a querela di falso in relazione alla provenienza delle stesse dichiarazioni.

Trattandosi di un documento pubblico l'atto notorio ha valore di prova legale di quanto dichiarato alla presenza del pubblico ufficiale e anche della paternità delle dichiarazioni, non del contenuto delle stesse.

L'atto notorio redatto e formato davanti a un notaio o al cancelliere prevede l'inserimento di una formula che funge da monito per gli attestanti, che nel prestare giuramento devono essere consapevoli delle conseguenze morali e giuridiche che potrebbero loro derivare dal formulare false affermazioni.

Costi dell'atto notorio

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I costi dell'atto notorio variano a seconda che si decida di recarsi da un notaio o da un cancelliere.

Se si opta per il notaio è opportuno chiedere un preventivo di spesa e fissare ovviamente un appuntamento per procedere alla redazione dell'atto.

I costi da sostenere invece se si reca in cancelleria sono relativi alle marche da bollo da apporre all'atto e a quelle necessarie per il ritiro dello stesso con o senza urgenza.

In questo caso il costo varia da 30 euro circa a 50 euro, euro più euro meno.

Tipologie di atti notori

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Gli atti notori possono essere impiegati per diversi eventi che caratterizzano la vita di ogni cittadino. Vediamo quali.

Concorsi

Quando si prende parte a un concorso pubblico l'atto notorio serve per attestare che i documenti conservati presso soggetti privati, come qualifiche, titoli e altro sono conformi agli originali.

La documentazione elencata nell'atto deve essere seguita dalla firma del soggetto interessato da rendere innanzi a dipendente addetto, allegando all'atto la una copia non autentica di un documento di identità e, se utili ai fini della valutazione del candidato, altri documenti.

In caso di invio via pec o altra modalità telematica i documenti devono essere scansionati e convertiti in pdf in un file unico.

Matrimonio

Per il matrimonio gli atti notori di interesse sono:

- quelli che riguardano la dispensa dalle pubblicazioni, come previsto dall'art 100 del codice civile, previsa quando, in presenza di gravi motivi o cause gravissime il Pm riduce i tempi delle pubblicazioni o dispone che le stesse siano omesse se gli sposi davanti al cancelliere dichiarino sotto la propria responsabilità che non c'è nessun impedimento al matrimonio, tra quelli contemplati dal codice civile;

- quelli finalizzati a supplire alla mancanza dell'atto di nascita per uso matrimonio.

Successione ereditaria

L'atto notorio in presenza di una successione ereditaria è forse uno dei casi più noti. Si tratta di un documento che serve alle banche per svincolare le somme presenti sul conto del defunto in favore degli eredi, soprattutto se il conto presenta una certa consistenza.

L'atto notorio serve alla banca anche per evitare future ed eventuali contestazioni da parte di altri soggetti che potrebbero vantare diritti sull'eredità.

Per ottenere l'atto notorio è necessario che l'istituto di credito produca il documento identificativo degli eredi, del de cuius, le marche da bollo necessarie per l'atto e se è stato redatto testamento, una copia dello stesso. Occorrono poi due testimoni identificabili con documento di identità valido, i quali non devono avere legami di parentela con gli eredi.

Fac-simile dichiarazione sostitutiva di atto notorio

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Di seguito un fac-simile di dichiarazione sostitutiva di atto notorio Agenzia Entrate e un fac-simile di dichiarazione sostitutiva di atto notorio per ristrutturazione edilizia (scaricabili gratuitamente in pdf).