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Avvocati: troppo lavoro per pochi spiccioli? Ecco alcuni suggerimenti per ottimizzare il tempo

Dal recupero dei "tempi morti" agli strumenti per organizzare e rendere più efficiente il lavoro
Donna che sorseggia un caffè con i piedi sulla scrivania

di Valeria Zeppilli – Uno degli aspetti critici della "nuova" professione di avvocato è rappresentato dal fatto che anche carichi di lavoro eccessivi non danno i meritati riscontri economici. Una situazione di cui abbiamo già avuto modo più volte di parlare (v. Avvocati: come lavorare 12 ore al giorno senza guadagnare un centesimo)

Così quasi tutti i legali si trovano a dover rinunciare a molto del loro tempo libero senza che a tale rinuncia corrisponda un'adeguata soddisfazione economica.

Dato che il legislatore non sembra interessato (almeno per il momento) a risolvere i problemi dell'avvocatura, vediamo se è possibile con alcuni accorgimenti, se non a guadagnare di più, quanto meno ad ottimizzare il lavoro e ricavare qualche spazio in più per il tempo libero.

Recuperare i tempi di attesa in udienza

Una delle principali perdite di tempo è rappresentata senza dubbio dalle lunghe code in udienza. File interminabili davanti ai magistrati ci rubano intere mattinate senza farci concludere nulla.

Proviamo allora a recuperare questi tempi morti. Dato che parte del nostro lavoro è fatto di telefonate, di messaggi via email oppure di atti da revisionare, possiamo, prima di andare in udienza, fare mente locale su tutte quella attività che si possono svolgere anche fuori dall'ufficio. Finché siamo in attesa del nostro turno, nulla ci vieta di sistemare alcune cose che così non dovremo fare nel pomeriggio. Ricordiamoci anche di portare con noi il carteggio di pratiche che dobbiamo esaminare dato che potremmo fare tutto anche tra una udienza e l'altra.

L'ausilio della tecnologia

Computer portatili (sempre più piccoli e leggeri) ma anche tablet e smartphone ci consentono di delocalizzare l'attività professionale e, perché no, anche di lavorare su qualche scritto difensivo.

Ad esempio se prendiamo l'abitudine di lavorare su documenti creati direttamente online (come ad esempio su Google Docs), abbiamo la possibilità di accedervi da qualsiasi dispositivo e di lavorarci in ogni momento anche da uno smartphone.

Oltretutto è possibile (nel caso dei Documenti di Google) mantenere traccia di tutte le modifiche apportate a un file, con la conseguenza di poter recuperare quanto in precedenza fatto senza troppi problemi.

Agende, "to do list" e applicazioni

Ma un risparmio di tempo possiamo garantircelo anche attraverso una organizzazione precisa delle cose da fare.

Proviamo ad esempio a preparare quella che gli anglosassoni chiamano la "to do list" (ossia la lista delle cose da fare).

Qui vi possiamo annotare tutti quegli adempimenti che non hanno una scadenza immediata e che possono essere evasi senza l'ansia di un termine troppo stretto.

Avere a portata di mano una "to do list" ci aiuta a gestire meglio il nostro tempo. Possiamo creare la nostra "To Do List" con un semplice foglio di lavoro su google drive oppure utilizzare un programma come it.todoist.com.

La cosa migliore è creare una "to do list" mensile con le cose più importanti da fare.

A tal proposito, ci sono anche diverse applicazioni che aiutano nella realizzazione della lista: ad esempio, l'applicazione "Note Board" che mettone a disposizione un blocco note online su cui scrivere appunti. NoteBoard permette di creare dei post it virtuali che ci aiutano ad avere sempre sott'occhio i nostri adempimenti.

Non dimentichiamo poi di utilizzare un'agenda online (ottima Google Calendar ma potete provare anche l'agenda legale) o che sia sincronizzata con il cellulare. Può risultare estremamente comodo poter aggiornare l'agenda anche se non si è ancora tornati a studio.

I sistemi per dettare al PC

Altro modo per guadagnare tempo è quello di usare un sistema di riconoscimento vocale per dettare direttamente al PC. Basta un microfono (ma se il PC è di buona qualità può bastare quello interno) e si avrà sempre a disposizione una dattilografa virtuale che metterà per iscritto le nostre parole (si veda in proposito: "Avvocati: come dettare un atto giuridico al pc senza installare software" oppure vedi vedi la risorsa "Riconoscimento vocale online").

Insomma: con un po' di ingegno un pò di tempo libero lo possiamo sicuramente recuperare.

Leggi anche: "Mobile: le app must have per avvocato 2.0"


Valeria Zeppilli
Consulenza Legale
Laureata a pieni voti in giurisprudenza presso la Luiss 'Guido Carli' di Roma con una tesi in Diritto comunitario del lavoro. Attualmente svolge la professione di Avvocato ed è dottoranda di ricerca in Scienze giuridiche – Diritto del lavoro presso l'Università 'G. D'Annunzio' di Chieti – Pescara
(17/09/2016 - Valeria Zeppilli) Foto: 123rf.com
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