Privacy: registro obbligatorio per avvocati e condomini

di Valeria Zeppilli – Il registro delle attività di trattamento, previsto dal Gdpr, è un recente obbligo in materia di privacy che va adempiuto in maniera adeguata se non si vuole rischiare di incorrere in pesanti sanzioni. Ricordiamo che si tratta di un documento dove vanno riportate tutte le principali operazioni relative al trattamento di dati personali, poste in essere da una società, un'associazione, un esercizio commerciale o un libero professionista.

Per facilitare la vita di tutti coloro che si trovano a dover ottemperare al nuovo incombente, il Garante privacy ha di recente emanato delle istruzioni relative alla tenuta del registro (leggi Gdpr: le istruzioni del Garante Privacy per il registro del trattamento), dalle quali emerge senza più alcun dubbio che quest'ultimo è obbligatorio anche per avvocati e condomini.

Obbligo registro per gli avvocati

Infatti, nel settore privato, l'obbligo di tenuta del registro delle attività di trattamento grava in capo ai seguenti soggetti:

• imprese o organizzazioni con almeno 250 dipendenti;
• titolari o responsabili, anche se con meno di 250 dipendenti, che effettuano trattamenti non occasionali;
• titolari o responsabili, anche se con meno di 250 dipendenti, che effettuano trattamenti delle categorie particolari di dati di cui all'articolo 9, paragrafo 1, Gdpr o di dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all'articolo 10 Gdpr.

Gli studi legali, quindi, debbono istituire un registro delle attività trattamento quando quest'ultimo è riferito a particolari categorie di dati o a dati relativi a condanne penali e reati.

Soggiacciono all'obbligo, ad esempio, gli avvocati che si occupano di diritto penale, di diritto della previdenza sociale, di responsabilità medica, di risarcimento danni da lesioni, di famiglia e minori. In ogni caso, anche gli avvocati che dovessero trattare solo dati comuni (ipotesi quasi impossibile) farebbero comunque bene a dotarsi del registro, per avere un controllo adeguato dei trattamenti utile per il rispetto dei principi dettati dal Gdpr e dei diritti degli interessati.

Obbligo registro per i condomini

Il condominio, invece, è obbligato alla tenuta del registro delle attività di trattamento quando tratta categorie particolari di dati. Si pensi, ad esempio, al caso in cui si deliberi su interventi volti al superamento e all'abbattimento delle barriere architettoniche che rendono difficile per un condomino diversamente abile accedere all'edificio condominiale. L'obbligo sorge, ancora, nel caso in cui si debba trattare dati sanitari di soggetti che hanno subito danni nei locali condominiali o quando si intenda acquisire informazioni su persone che presteranno la propria attività lavorativa per il condominio.

Quando, in casi come questo, la tenuta del registro non è di per sé obbligatoria ma lo diventa esclusivamente nel caso in cui vengano effettuati particolari trattamenti, la redazione può limitarsi alle sole specifiche attività che la impongono, mentre le altre informazioni comunque relative al trattamento dei dati personali non dovranno essere necessariamente annotate.

Va infine specificato che l'amministratore che gestisca più condomini non potrà tenere un registro unitario, ma dovrà suddividerlo in tante sezioni quanti sono i titolari per conto dei quali agisce.