Dichiarazione sostitutiva di atto notorio

Cos'è la dichiarazione sostitutiva di atto notorio

La dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio sostituisce l'atto notorio relativo a stati, qualità personali o fatti a diretta conoscenza dell'interessato quando resa e sottoscritta dallo stesso, nelle modalità previste dall'art. 38 del DPR. n. 445/2000 che contiene il "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa."

Le dichiarazioni hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.

Disciplina di riferimento

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio è disciplinata nello specifico dall'art. 47 del suddetto TU DPR 445/2000, che la definisce, ne stabilisce il contenuto e a che cosa serve.

Responsabilità del pubblico ufficiale o funzionario dell'ufficio pubblico

Il comma 2 dell'art. 47 del DPR 445/2000 stabilisce che "Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà" pertanto, ai sensi dell'art. 74 dello stesso DPR, il pubblico ufficiale o il funzionario dell'ufficio che non accettano la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà rese a norma di legge, incorrono nella violazione di atti d'ufficio.

Chi può utilizzare la dichiarazione sostitutiva di atto notorio

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio può essere utilizzata dai cittadini italiani e UE, a condizione, per questi ultimi, che abbiano la residenza in Italia e che la dichiarazione di fatti, stati e qualità siano certificabili da soggetti privati e pubblici italiani.

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio può essere resa:

• in sostituzione dell'atto di notorietà in relazione a stati, qualità personali o fatti a diretta conoscenza dell'interessato;
• nell'interesse dello stesso dichiarante anche se riguarda stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza;

quando entra in contatto con la Pubblica Amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi per dimostrare fatti, qualità e stati diversi da quelli contemplati dall'art. 46 del DPR 445/2000.

Quando non si può utilizzare

Come appena visto ci sono quindi dei casi in cui lo stato, la qualità o un fatto determinato non possono essere provati con la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà. Si tratta dei casi contemplati dall'art 46 del DPR 445/2000 che contiene l'elenco degli atti autocertificabili che vanno a sostituire le normali certificazioni:

• data e il luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• godimento dei diritti civili e politici;
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
• stato di famiglia;
• esistenza in vita;
• nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o del discendente;
• iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• appartenenza a ordini professionali;
• titolo di studio, esami sostenuti;
• qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
• stato di disoccupazione;
• qualità di pensionato e categoria di pensione;
• qualità di studente;
• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
• di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
• di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali; ù
• di non essere l'ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
• qualità di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Come si compila la dichiarazione sostitutiva di atto notorio

L'art. 48 del DPR 445/2000 prevede che "Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare."

Detti moduli da presentare alle pubbliche amministrazioni e a chi esercita o gestisce servizi pubblico:

• devono essere presentati su carta libera con apposizione della relativa marca da bollo;
• devono essere firmati direttamente e personalmente dall'interessato innanzi all'addetto dell'ufficio pubblico producendo una copia non autenticata del proprio documento di identità in corso di validità;
• se si desidera procedere all'invio telematico del modulo è necessario firmarlo digitalmente o tramite CIE (carta di identità elettronica) se il soggetto è identificato dal sistema informatico;
• in alternativa, anche se in disuso, all'invio si può procedere via fax.

Nel rendere la dichiarazione sostitutiva si possono presentare delle problematiche, in relazione alle quali interviene la legge stabilendo che:

- chi non sa o non può rendere la dichiarazione sostitutiva deve renderla davanti a un pubblico ufficiale;

- se il soggetto che deve rendere la dichiarazione presenta un impedimento temporaneo a causa di una malattia la dichiarazione può essere resa al suo posto dal coniuge o in mancanza, dai figli o in mancanza anche di questi, da un parente in linea retta o collaterale entro il terzo grado.

Limiti alla dichiarazione sostitutiva e all'autocertificazione

Ci sono degli atti che per legge non possono essere né autocertificati né sostituibili dalla dichiarazione sostitutiva di atto notorio. A prevederlo è l'art. 49 del DPR 445/2000 che al comma 1 dispone che: " I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore."

Responsabilità del dichiarante

Quando il cittadino ricorre alla dichiarazione sostitutiva di atto notorio deve ovviamente dichiarare dati e informazioni vere e reali, se non lo fa, l'art. 76 del DPR dispone che chi rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso è punito dalle relative disposizioni del codice penale e delle leggi speciali in materia. Esibire un atto che contiene dati che non rispondono alla realtà equivale ad utilizzare un atto falso.

Inoltre, fermo restando quanto appena detto, se dal controllo previsto dalla legge emerge la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade anche dai benefici che conseguono eventualmente dalla presentazione della dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio.

Non solo, se tali benefici sono già stati concessi al dichiarante, gli stessi vengono revocati e gli è precluso l'accesso ad aiuti e benefici per due anni che decorrono dalla data di adozione dell'atto di decadenza. Restano fermi solo gli interventi disposti in favori di minori e quando gli stessi sono stati disposti per la presenza di condizioni sociali e familiari particolarmente disagiate.

Responsabilità della PA e dei dipendenti

Sono invece esonerate da responsabilità, le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, in relazione agli atti emanati in conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati che non rispondono più alla verità e che sono stati prodotti dall'interessato o da terzi.

Caratteristiche dell'autocertificazione sostitutiva di atto notorio

Per analizzare le differenze intercorrenti tra l'autocertificazione e la dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio occorre individuare prima le caratteristiche dell'autocertificazione, che come abbiamo visto, può essere utilizzata per attestati stati e qualità o fatti che non possono essere attestati dalla dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio.

Come la dichiarazione sostitutiva anche l'autocertificazione può essere resa su moduli già predisposti dagli uffici dei Comuni, firmandola personalmente e inviata a mezzo fax, lettera o personalmente ricordandosi sempre di produrre anche una copia del proprio documento di identità.

Autocertificazione e dichiarazione sostitutiva: differenze

La differenza quindi principale tra dichiarazione sostitutiva e autocertificazione riguarda il tipo di stati, fatti qualità che il soggetto può documentare in quanto:

• l'autocertificazione vale per fatti, stati e qualità personali che sono contenuti in un registro o in un elenco;
• la dichiarazione sostitutiva invece per dichiarare fatti, stati o qualità personali che non rientrano tra quelli autocertificabili perché non contenuti in registri o elenchi.

L'altra differenza di rilievo riguarda la presentazione, in quanto l'autocertificazione è redatta in carta semplice, firmata dall'interessata ricorrendo a moduli prestampati.

La dichiarazione sostitutiva invece la dichiarazione viene resa su modelli prestampati in carta semplice ma la sottoscrizione deve avvenire di fronte a un funzionario pubblico, o se si decide di inviarla per posta, a mezzo fax o via email occorre la firma digitale sul modulo.