L'office Manager, figura centrale di studi e aziende anglosassoni, sta prendendo piede anche in Italia, vediamo chi è e cosa fa

Chi è l'Office Manager

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L'office manager è una figura che da oltre un decennio si sta diffondendo sempre di più, soprattutto nei paesi anglosassoni, all'interno degli studi professionali e delle aziende.

Spesso, anche se erroneamente, l'Office Manager viene confuso con la figura dell'Assistente esecutivo o, detto all'anglosassone, l'Executive assistant.

Definire nello specifico le funzioni svolte dall'office manager non è facile, anche perché si tratta di una figura molto versatile, che si occupa di tutto ciò che riguarda il buon funzionamento di uno studio professionale o di un'azienda. Il suo compito principale è infatti quello di coordinare e gestire tutta l'amministrazione.

Percorso di formazione per diventare Office Manager

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Non esiste al momento un percorso di studi specifico per diventare Office manager. Si può tuttavia affermare che chi è in possesso di un diploma tecnico commerciale ha già una buona formazione di base, che nel tempo però andrà arricchita prima di tutto con l'esperienza lavorativa in ruoli esecutivi, organizzativi e manageriali.

Senza dubbio un laureato in economia in possesso di un master in management è avvantaggiato in fase di selezione perché, come vedremo, l'office manager non ha un ruolo meramente esecutivo, ma anche decisionale, soprattutto a un certo punto della sua carriera. L'office manager deve avere infatti nozioni multidisciplinari in contabilità, gestione e utilizzo dei programmi office. Un pacchetto di conoscenze che può essere arricchito anche nel tempo con la conoscenza di diverse lingue e l'acquisizione, anche con l'esperienza sul campo, di doti organizzative e progettuali.

Competenze tecniche e personali fondamentali

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L'OM riveste infatti un ruolo centrale all'interno di uno studio o di un'azienda, per cui dal punto di vista delle competenze personali deve essere senza dubbio una persona flessibile, con una forte capacità di adattamento, deve saper trattare con le personalità più svariate, essere dotato di una buona e rigorosa capacità organizzativa e deve garantire che tutti i soggetti che operano all'interno dello studio professionale o dell'azienda lavorino in modo efficiente, avendo a disposizione tutto quanto occorre per svolgere al meglio il proprio lavoro. Deve saper individuare e gestire le priorità da gestire nel quotidiano e portarle al termine con una buona reattività alle problematiche che si possono verificare.

Deve essere dotato di un'elevata capacità di ascolto, anche per risolvere mano a mano le criticità che possono emergere durante il lavoro. Deve essere curioso e avere voglia di apprendere e acquisire competenze e nozioni nuove, essere intraprendente per alleggerire il lavoro dei superiori e anticiparne i bisogni. Altra dote fondamentale è il dinamismo e l'elasticità mentale richiesta al suo ruolo, che è quello che congiunge i soggetti interni di ogni livello e quelli esterni.

Dal punto di vista delle conoscenze squisitamente tecniche, l'OM deve saper utilizzare con disinvolture tutti i programmi della suite Office, strumento imprescindibile per l'organizzazione e l'esecuzione di tutte le attività che rientrano nel suo ruolo. Come anticipato la conoscenza di una o più lingue è necessaria, soprattutto se l'OM è impiegato in una realtà che ha rapporti con paesi UE ed extra UE.

Deve poi avere una buona conoscenza della lingua italiana sia parlata che scritta. L'OM deve infatti redigere report, relazioni e rendiconti e gestire tutta la comunicazione interna ed esterna dello studio.

Inizio carriera ed evoluzione del ruolo

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L'Office Manager, come tutte le professionalità, ha una carriera che si evolve. Le funzioni più "semplici" se così si può dire, che svolge all'inizio del suo percorso, riguardano l'assistenza al gruppo di lavoro, la gestione delle risorse finanziarie e del budget, l'attività di coordinamento del personale, l'organizzazione di eventi interni allo studio o all'azienda e la supervisione dei servizi generali.

Nella fase evoluta della carriera l'Office Manager diventa invece l'assistente personale dell'Amministratore delegato. Le funzioni sostanzialmente restano quelle svolte fin dall'inizio del percorso, ma gli vengono riconosciuti maggiori poteri decisionali e la sua figura assume ancora di più un ruolo trasversale all'interno dello studio per il quale deve anche elaborare progetti finalizzati al funzionamento ottimale di tutta l'attività interna ed esterna nella sua interezza.

Mansioni e stipendio dell'Office Manager

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Come si può intuire le mansioni dell'Office manager sono variegate proprio in virtù della versatilità richiesta a questa nuova e interessante figura, sicuramente preziosa all'interno di aziende e studi.

Il suo è il ruolo del jolly, che prima di tutto svolge un'importante funzione di assistenza al responsabile amministrativo. In tale veste il suo compito è quello di aggiornare e organizzare l'agenda, le riunioni, occuparsi degli ordini del materiale necessario allo studio o all'azienda, organizzare e gestire la fase di assunzione del personale e il lavoro dell'amministrazione.

L'OM deve anche gestire la posta e le telefonate, occupandosi dello smistamento di entrambe, elaborare presentazioni, effettuare revisioni, redigere relazioni e report.

Nel caso in cui lo studio o l'azienda siano di dimensioni medio grandi è compito dell'OM gestire il budget, monitorarlo e svilupparlo, occupandosi della parte contabile, della realizzazione del monitoraggio dei progetti.

L'OM si occupa anche di tutto ciò che concerne la comunicazione interna (personale, uffici, organi di rappresentanza, ecc.) ed esterna (fornitori, consulenti, banche, clienti) dell'Amministratore delegato.

Le competenze richieste all'OM sono davvero molte, così come l'impegno quotidiano. Lo stipendio naturalmente è variabile perché condizionato da una molteplicità di fattori, come il tipo e le dimensioni dell'azienda o dello studio, le competenze richieste, il livello di competenza del soggetto, le capacità e i titoli di cui è in possesso, la città in cui opera, ecc.

In generale, senza la pretesa di fornire dati certi e validi in senso assoluto, un OM a inizio carriera percepisce in genere uno stipendio mensile di circa 1300 euro, che sale fino a raggiungere anche i 3000 euro mensili per ruoli senior.


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