Obbligo per le società in Polonia di comunicare i dati sul titolare effettivo. Analisi della normativa polacca e delle sanzioni previste
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Avv. Alfio Mancani - La Direttiva (UE) 2018/843 - V Direttiva antiriciclaggio - ha assegnato termine agli stati membri fino al 10 gennaio 2020 per l'introduzione del Registro Centrale dei Titolari Effettivi (Ultimate beneficial ownership - UBO - register), istituito con la direttiva (UE) 2015/849. Mentre in Italia il processo legislativo per la costituzione e l'entrata in funzione del Registro è ancora in corso (cfr. bozza schema D.M. Ministero dell'Economia e delle Finanze), le novità in materia di antiriciclaggio sono divenute effettive in Polonia con la legge del 1° marzo 2018 (n. 723/2018). Le società costituite, pertanto, dovranno comunicare il titolare o titolari effettivi entro il 13 aprile 2020 al Registro Centrale dei Titolari Effettivi (CRBR). Occorre segnalare che, in forza delle misure d'emergenza per il Covid-19 in corso d'attuazione, il termine sara' posticipato al 13 luglio 2020, come da nota del Ministero delle Finanze.

Il titolare effettivo nel diritto dell'Unione

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La definizione di titolare effettivo si rinviene nella Direttiva (UE) 2015/849, all'art. 3, n. 6), lett. a e b, e può subire deroghe in senso restrittivo da parte del singolo stato membro.

Titolare effettivo di società è la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano il soggetto giuridico attraverso il possesso, diretto o indiretto, di una percentuale sufficiente di azioni o diritti di voto o altra partecipazione in detta entità, anche tramite azioni al portatore, o attraverso il controllo con altri mezzi, ad eccezione di una società ammessa alla quotazione su un mercato regolamentato e sottoposta a obblighi di comunicazione conformemente al diritto dell'Unione o a standard internazionali equivalenti che garantiscono una trasparenza adeguata delle informazioni sugli assetti proprietari, con la precisazione che una percentuale di azioni pari al 25 % più una quota o altra partecipazione superiore al 25 % del capitale di un cliente detenuta da una persona fisica costituisce indicazione di proprietà diretta e che una percentuale di azioni del 25 % più una quota o altra partecipazione superiore al 25 % del capitale di un cliente, detenuta da una società, controllata da una o più persone fisiche, ovvero da più società, controllate dalla stessa persona fisica, costituisce indicazione di proprietà indiretta. Qualora detti criteri dovessero risultare non risolutivi ai fini dell'individuazione della persona o delle persone fisiche, è considerato titolare effettivo chi occupa una posizione dirigenziale di alto livello o i soggetti obbligati all'identificazione della titolarità effettiva. Possono rilevare quali fattori determinanti, ai fini del riconoscimento di tale qualifica, i criteri di controllo applicati a fini della preparazione del bilancio consolidato, l'esercizio di influenza dominante o il potere di nominare l'alta dirigenza.

La definizione europea è stata sostanzialmente ricalcata dal legislatore polacco (legge 1° marzo 2018, n. 723, art. 2, par. 2, n. 1) e da quello italiano (d.lgs. 231/2007, art. 20), con gli opportuni adattamenti ai riferimenti normativi nazionali.

Titolari effettivi di trust, fondazioni e similari sono, invece, il costituente; il o i «trustee»; il guardiano, se esiste; i beneficiari ovvero, se le persone che beneficiano dell'istituto giuridico o dell'entità giuridica non sono ancora state determinate, la categoria di persone nel cui interesse principale è istituito o agisce l'istituto giuridico o il soggetto giuridico; qualunque altra persona fisica che esercita in ultima istanza il controllo sul trust attraverso la proprietà diretta o indiretta o attraverso altri mezzi.

Il Registro Centrale dei Titolari Effettivi nel diritto dell'Unione

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Il Registro Centrale dei Titolari Effettivi è il sistema informativo centrale di ogni stato membro relativo ai titolari effettivi, che puo' essere gestito mediante una banca dati centrale, il registro delle imprese, ovvero altro registro centralizzato. Attraverso il registro si intende incrementare la trasparenza, ai fini della prevenzione delle attività di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, con particolare attenzione all'occultamento di attività proibite mediante l'utilizzo di strutture societarie complesse o patrimoni con destinazione non identificata. Inoltre, la verifica del titolare effettivo costituirà un aspetto di due diligence fondamentale, ai fini della verifica della controparte contrattuale, per i "soggetti obbligati" (revisori dei conti, contabili esterni, consulenti tributari, notai e altri professionisti legali che agiscono in rappresentanza del cliente in determinate transazioni, agenti immobiliari, altri soggetti quando la transazione viene effettuata in contanti per un valore maggiore di 10.000 euro, prestatori di servizi di gioco d'azzardo).

Il Registro Centrale dei Titolari Effettivi in Polonia (CRBR)

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Come accennato, la legge del 1° marzo 2018 (n. 723/2018), intervenuta in attuazione della Direttiva (UE) 2018/843, ha reso effettiva l'istituzione del Registro, definito come il sistema informatico, nel quale sono contenute le informazioni relative ai Titolare Effettivo (Beneficjent Rzeczywisty) per le società in nome collettivo (spolka jawna), le società in accomandita semplice (spolka komandytowa), le società in accomandita per azioni (spolka komandytowa-akcyjna), le società a responsabilita' limitata (spolka z ograniczona odpowiedzialnoscia) e le società per azioni (spolka akcjina) tenuto dal Ministero delle Finanze Pubbliche. Non sono tenute alla comunicazione le società estere operanti nella forma di stabile organizzazione in Polonia. Nel Registro sono contenuti i dati della società (denominazione sociale, forma di organizzazione, sede, numero di registro, numero VAT) e i dati sul titolare effettivo e il membro del consiglio d'amministrazione o il socio abilitato alla rappresentanza della società (nome e cognome, cittadinanza, nazione di residenza, numero PESEL o data di nascita, informazioni sui poteri o l'entità della partecipazione sociale del titolare effettivo). Tali dati dovranno essere sottoposti all'amministrazione competente, per le società già costituite, entro il 13 aprile 2020 (posticipato al 13 luglio 2020, a seguito della legislazione d'emergenza COVID-19) e, negli altri casi, entro 7 giorni dalla data di registrazione della società ovvero entro 7 giorni dall'avvenuta modifica dei dati già comunicati. La comunicazione dei dati richiesti viene effettuata a cura dei soggetti abilitati alla rappresentanza in via telematica, con sottoscrizione telematica ovvero con account verificato ePUAP, e con la dichiarazione di consapevolezza della responsabilita' penale nascente per la comunicazione di informazioni false. La comunicazione dei dati al Registro, inoltre, non può essere effettuata per procura.

L'accesso al registro

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Per quanto riguarda le modalità di accesso al registro, il Legislatore Europeo ha lasciato ai singoli stati il contemperamento con il diritto amministrativo locale, per quanto riguarda la nozione nazionale di legittimo interesse. In Italia, la proposta ministeriale consentirebbe un accesso limitato al registro, con valutazione preventiva dell'interesse affermato da parte dell'autorità amministrativa e presenza di eventuali controinteressati.

In Polonia, l'accesso al CRBR è libero, immediato e affrancato da diritti di segreteria (https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/wyszukaj): una semplice ricerca telematica consentirà l'accesso alle informazioni sopra specificate, in linea di continuità con la sostanziale gratuità e libera disponibilità dei dati accessibili presso gli archivi telematici del Tribunale Nazionale del Registro (KRS).

Conclusioni

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L'effettiva vigenza dell'obbligo di registrazione dei dati costituisce una novità di cui chiunque svolga attività di impresa in Polonia dovrà necessariamente prendere nota.

Si è già detto che la comunicazione di dati errati comporta responsabilità penale; si aggiunge che la mancata comunicazione nei termini, ai sensi dell'art. 153, l. 1° marzo 2018, n. 723, è sanzionabile con una multa fino a 1.000.000 PLN (circa 230.000 euro). Si invitano, pertanto, gli operatori commerciali operanti in Polonia a effettuare la comunicazione entro il termine indicato. Il libero accesso al registro, inoltre, potrebbe essere considerato come un ulteriore strumento di diligence a disposizione per tutti i soggetti che, pur in difetto di presenza fisica sul suolo polacco, intrattengono rapporti con operatori commerciali polacchi.

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Per maggiori informazioni o in caso di necessità siamo a Vostra disposizione e reperibili ai seguenti contatti:

Avv. Alfio Mancani - Partner

Dott.commercialista Joanna Deutryk - Partner

Dott. Bruno Caserta - Associate

Tel - fax: (+48) 22 11 93 357

E-mail: alfio.mancani@md-partners.pl

Le informazioni contenute nel presente documento sono autentiche ed aggiornate al momento della pubblicazione. In ogni caso esse non costituiscono un parere legale, il quale potrà essere fornito dai nostri legali esclusivamente su richiesta e con riferimento ad una fattispecie concreta.

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