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L'informatizzazione del servizio elettorale presso la Corte di Appello

Esperienza di progettazione organizzativa di un servizio amministrativo
sentenza colonne

D.ssa Vincenza Esposito - Presso le Corti di Appello, oltre ad esser esercitata la più nota attività giurisdizionale distrettuale prevalentemente di secondo grado, vengono curati peculiari - e spesso poco noti - servizi di natura squisitamente amministrativa che pure hanno competenza estesa all'intero distretto[i][1] e tra questi, probabilmente il meno conosciuto, è il servizio elettorale.

Pressoché in ogni Corte la scelta organizzativa ha portato alla costituzione di uno specifico "Ufficio Elettorale" la cui composizione e le cui competenze vengono più o meno dettagliatamente declinate nella pagina "dedicata" dei siti web istituzionali di cui nel tempo le Corti si sono dotate.

All'Ufficio Elettorale è demandata :

1. la tenuta e l'aggiornamento dell'Albo delle persone idonee all'ufficio di presidente di seggio elettorale, istituito con la l. n. 53 del 21 marzo 1990[ii] ,

2. la cura della nomina dei presidenti di seggio in occasione delle varie consultazioni elettorali,

3. l'attività connessa alla costituzione delle Commissioni e delle sottocommissioni elettorali circondariali ed alle successive modificazioni.

Ai fini di questo breve scritto, l'attenzione sarà focalizzata sulle attività di cui ai punti nn.1 e 2 sopra riportati presentandosi intimamente connesse.

Entro il mese di ottobre di ogni anno i cittadini iscritti nelle liste elettorali del Comune di residenza, presentando domanda scritta al Sindaco, possono chiedere l'iscrizione nell'albo delle persone idonee a ricoprire l'ufficio di presidente di seggio elettorale.

L'iscrizione all'Albo è subordinata al possesso del titolo di studio non inferiore al diploma di istruzione secondaria di secondo grado.

Entro il 31 dicembre di ogni anno i Comuni provvedono a trasmettere alla Corte di Appello la revisione periodica dell'Albo, mediante aggiornamento dei dati esistenti, nuove iscrizioni, cancellazioni, etc..

La cancellazione dal menzionato albo è disposta :dal Presidente della Corte di Appello in caso di errori o gravi inadempienze commesse nello svolgimento delle funzioni e in tutti i casi previsti dall'art. 1, co. 4, legge 53/90[iii];

a) ad opera del Comune in caso di perdita dei requisiti: emigrazione in altro comune, superamento 70° anno di età, etc;

b) a richiesta dell'interessato mediante istanza scritta motivata presentata al comune di residenza.

I cittadini inseriti nell'Albo delle persone idonee alla funzione di presidente di seggio, possono inviare apposita domanda all'ufficio elettorale della Corte d'appello, unitamente alla copia di idoneo documento di identità, dichiarando la propria disponibilità a svolgere l'incarico di presidente a mezzo fax, posta ordinaria o posta elettronica.

Le richieste verranno valutate sulla base delle dichiarazioni responsabilmente rese dagli interessati non rivestendo carattere di vincolatività ai fini della nomina, venendo tenute in considerazione soprattutto ove compatibili con i dati a disposizione dell'Ufficio e con i criteri generalmente fissati dalle circolari ministeriali e dal Presidente della Corte.

Il Presidente della Corte in occasione delle elezioni provvede con proprio decreto alla nomina dei presidenti di seggio [iv] e l'ufficio di presidente di seggio è obbligatorio[v].

Il Presidente di seggio così nominato, in caso di impossibilità per gravi motivi dovrà presentare, con estrema urgenza, l'istanza di rinuncia alla Corte di Appello da depositarsi in originale ovvero, in caso di invio a mezzo di servizio postale, anticipata a mezzo fax o posta elettronica all'indirizzo dell'Ufficio (generalmente indicato nelle istruzioni sul sito web). . .
La rinuncia alla nomina dovrà essere esaurientemente motivata e documentata circa i motivi d'impedimento, accompagnata dall'originale del decreto di nomina notificato, nonché da copia di idoneo documento di riconoscimento.

Le competenze dell'Ufficio sinteticamente illustrate ed inquadrate nel principale contesto normativo di riferimento vengono gestite attraverso l'utilizzo del sistema informatizzato SIAMM - modulo servizio elettorale -, da diversi anni implementato presso gli uffici giudiziari.

In pillole, tale sottosistema ha le seguenti funzionalità operative:

1. aggiornamento dell' "Albo delle persone idonee all'ufficio di presidente di seggio elettorale" con i nominativi inviati dai Comuni (in modalità automatica tramite l'invio da parte degli stessi Comuni di un file in formato testo che il sistema SIAMM può importare, consentendo l'immediato aggiornamento con l'inserimento e le cancellazioni dovute) e dagli Ordini Professionali;

2. aggiornamento delle ubicazioni dei seggi elettorali;

3. nomina dei presidenti di seggio (in base alla legge 53 del 21 marzo 1990 che costituisce, quindi, normativa di riferimento);

4. produzione dei decreti di nomina, lettere di accompagnamento e note di trasmissione;

5. notifica delle nomine ai presidenti di seggio per mezzo di Ufficiali Giudiziari o di Messi Comunali;

6. sostituzioni in caso di omessa notifica per rifiuto o indisponibilità dei nominati presidenti;

7. storicizzazione dei dati al termine delle Elezioni.

Dopo aver eseguito gli abbinamenti dei presidenti dei seggio alle relative sezioni elettorali comunali e prodotto la stampa del relativo decreto, tramite la funzione "stampa unione" con il sottosistema elettorale del programma SIAMM, si procede con metodi "tradizionali" di firma "a cartaceo" e spedizione dei decreti, con le relative lettere di trasmissione, ai vari comuni nelle forme tradizionali. Le stesse operazioni " a cartaceo" e nelle forme tradizioni avviene nella fase di "ritorno" dei decreti notificati dai messi comunali a coloro che son stati designati presidenti si seggio e il procedimento si ripete tal quale nelle ipotesi non infrequenti di rinuncia motivata da parte dei destinatari che richiede l'attivazione immediata della procedura di sostituzione non dissimile ai casi di revoca.

Un più globale processo di informatizzazione delle attività - attraverso l'uso combinato di firma digitale e di strumenti di comunicazione istituzionale - può permettere, ed infatti, ha permesso di semplificare le linee di servizio degli adempimenti consentendo un risparmio di tempo e di risorse impiegate non disgiunto da un più apprezzabile livello di certezza nella trasmissione degli atti.

L'innovativo progetto ha preso le mosse dall'idea di aggregare le funzionalità del modulo elettorale SIAMM all'utilizzo della firma digitale nei decreti di nomina ed all'invio degli stessi tramite il sistema di protocollazione script@.

Sono state svolte sul finire dell'anno 2015 alcune attività prodromiche per verificare la fattibilità del progetto, avvalendosi anche della collaborazione del personale CISIA, come di seguito sintetizzate:

- interlocuzioni con tutti i Comuni del distretto volte ad acquisire gli indirizzi PEC della segreteria dei Sindaci e dei Messi comunali,

- interlocuzione con il team del Protocollo Informatico di Roma per la creazione di una doppia rubrica sul sistema informatico script@ completa di codici rapidi "parlanti",

- inserimento nella rubrica di outlook delle PEC dei Comuni del distretto,

- installazione dei programmi informatici per la trasformazione dei file word direttamente in PDF,

- attivazione degli strumenti volti all'uso della firma digitale.

Verificato l'esito positivo delle necessarie attività preliminari, l'Ufficio Elettorale ha comunicato agli Enti interessati (Comuni del distretto e Prefettura) l'avvio delle nuove modalità di gestione del servizio illustrandone in dettaglio le peculiarità e fornendo chiarimenti operativi in merito.

I decreti di nomina/sostituzione/revoca dei presidenti di seggio estratti dal sistema SIAMM sono ora firmati digitalmente e, acquisiti dal sistema script@, vengono protocollati e trasmessi ai comuni con posta elettronica certificata del sistema medesimo.

Ugualmente si procede per quanto attiene all'invio del tabulati riepilogativi.

Ugualmente si procede nella fase di restituzione da parte dei comuni degli atti notificati.

Di seguito il prospetto riepilogativo delle modifiche realizzate e dei benefici conseguiti.

Stampa dei decreti di nomina/sostituzione/revoca dei Presidenti

Dopo aver eseguito gli abbinamenti dei Presidenti di seggio alle relative sezioni elettorali comunali con il programma SIAMM ed aver estratto i decreti tramite la funzione "Stampa Unione"

PRIMA

Stampa in duplice copia dei decreti e firma in originale del Presidente della Corte

ADESSO

Trasformazione del file word generato dal SIAMM modulo elettorale in PDF con firma sottoscritta digitalmente dal Presidente della Corte

BENEFICI

Risparmio della stampa della duplice copia dei decreti di nomina (nel distretto di Salerno circa 2400 atti) cui si aggiungono in media circa 200 sostituzioni/revoche per ogni singola consultazione elettorale.

L'utilizzo della firma digitale consente un notevole risparmio di tempo per il personale e per il Presidente della Corte.

Invio decreti

PRIMA

I decreti spillati in duplice copia venivano imbustati ed inviati agli uffici comunali tramite posta raccomandata assicurata accompagnati dalla lettera di trasmissione protocollata; per i Comuni più grandi, vista la notevole quantità dei decreti e la delicatezza del contenuto preferivano ritirare i plichi in ufficio.

ADESSO

Con l'utilizzo del protocollo script@ , i decreti vengono contestualmente protocollati ed inviati ai Comuni con PEC, mentre la lettera di trasmissione è sostituita dal testo del messaggio contenuto nella mail. L'uso della rubrica script@ avvalendosi di codici rapidi dei Comuni individuati e installati dal team dei protocollatori, consente un invio rapido della mail ed una drastica riduzione dei rischi di errori nella spedizione dei plichi.

BENEFICI

Risparmio di risorse (buste e costi delle raccomandate), ottimizzazione tempi lavoro del personale impegnato; maggiore efficienza nella gestione del servizio visto l'immediata trasmissione degli atti a mezzo pec a fronte del tempo impiegato (anche a volte 15 gg.) dalla raccomandata tradizionale con rischio di notifica dei decreti fuori termine.

PRIMA

I tabulati riepilogativi dei Presidenti seggio venivano inviati, come da normativa vigente, al Sindaco del Comune ed alla Prefettura per opportuna conoscenza, via fax ed accompagnati da una lettera di trasmissione protocollata

Invio dei tabulati

ADESSO

Con l'utilizzo del protocollo script@ i tabulati vengono trasmessi con pec generata dal sistema, mentre la lettera di trasmissione è sostituita dal testo del messaggio contenuto nella mail; alla Prefettura è inviato un sol file compresso contenente tutti i tabulati di tutti i comuni del distretto.

BENEFICI

Risparmio nell'invio dei tabulati a mezzo fax.

Ottimizzazione dei tempi di lavoro del personale amministrativo

Notifica dei decreti

PRIMA

I decreti notificati dai messi comunali venivano restituiti alla Corte con fax o con posta raccomandata.

ADESSO

I decreti notificati sono restituiti alla Corte dai comuni con posta elettronica.

BENEFICI

La creazione di un archivio telematico delle notifiche che consente non solo un risparmio di spese postali ma anche all'Ufficio della Corte un più veloce e sicuro riscontro circa l'esito delle notifiche

Il sistema è stato "testato" con esito positivo in occasione delle imminenti consultazioni referendarie del 17 aprile p.v..

Tutti i decreti, i tabulati e le relative notifiche (anche in restituzione) sono stati gestiti secondo le modalità ipotizzate nel progetto integrando il modulo SIAMM elettorale e la gestione del flusso documentale script@.

Più estesi sono i distretti con maggior numero di comuni interessati, maggiormente si apprezzano i benefici conseguiti in termini di contenimento dei costi, ottimizzazione dei tempi lavorativi e certezza delle comunicazioni.

A fronte dei notevoli e concreti benefici che si sono riscontrati, non vanno sottaciuti i rischi connessi all'uso dei sistemi informatici in termini di sostenibilità dei medesimi.

Un eventuale rallentamento o blocco impatta negativamente sulla efficiente gestione del servizio soprattutto in considerazione dei termini serrati normativamente previsti per le consultazioni elettorali che impongono che tutti i decreti vengano redatti almeno 30 gg. prima delle consultazioni medesime la cui indizione avviene solitamente tra i 50 e i 60 gg prima della data stabilita per la consultazione.

Il nuovo approccio organizzativo per ottenere un positivo riscontro presuppone la necessaria condivisione di tale idea innovativa anche da parte dei Comuni coinvolti superando l'iniziale atteggiamento di scettiscismo. Tale criticità può esser superata con un' opportuna opera di informazione-formazione sul contenuto dell'iniziativa, sull'uso della strumentazione informatica e soprattutto sugli effetti positivi da ultimo conseguibili non cedendo alle iniziali diffidenze e difficoltà.

D.ssa Vincenza Esposito

Dirigente Amministrativo Ministero della Giustizia





1 Ulteriori, ad es. il Consiglio Giudiziario, l'Ufficio per la Formazione decentrata dei Magistrati, l'Ufficio del Funzionario Delegato, etc.

2 "Misure urgenti atte a garantire maggiore efficienza al procedimento elettorale" in G.U. n. 68 del 22 marzo 1990 ed entrata in vigore il giorno successivo

3 Il Presidente della corte d'appello nel mese di gennaio di ogni anno dispone la cancellazione dall'albo;

a) di coloro che non hanno i requisiti stabiliti dalla legge;

b) di coloro che, chiamati a svolgere le funzioni di presidente di seggio elettorale, non le abbiano svolte senza giustificato motivo;

c) di coloro che hanno presieduto seggi le cui operazioni sono state annullate con decisione del giudice amministrativo anche non definitiva;

d) di coloro che sono stati condannati, anche con sentenza non definitiva, per i reati previsti e disciplinati nel titolo VII del testo unico n. 361 del 1957 e nel capo IX del testo unico n. 570 del 1960;

e) di coloro che, sulla base di segnalazione effettuata dai presidenti degli uffici immediatamente sovraordinati agli uffici elettorali di sezione, e comunque denominati, si sono resi responsabili di gravi inadempienze.

Si ritiene che possano considerarsi "gravi inadempienze" non solo i casi di mancato completamento dello scrutinio, ma anche la commissione di errori nella compilazione del verbale del seggio, il notevole ritardo nella conclusione delle operazioni stesse nonché l'inosservanza di prescrizioni di legge o di circolari ministeriali.

La Direzione Centrale dei Servizi Elettorali del Ministero dell'Interno con circolare n. 48 del 19/06/2013 ha fatto presente che le operazioni degli uffici elettorali di sezione costituiscono una fase del procedimento elettorale particolarmente delicata, per la complessità di alcuni adempimenti (riscontro dei votanti, scrutinio, verbalizzazione dei voti espressi), soprattutto in caso di contemporaneo svolgimento di diverse consultazioni, e per l'inevitabile ricaduta che eventuali errori o inesattezze possono avere sulla proclamazione dei risultati.
Pertanto, al fine di assicurare la piena funzionalità del procedimento elettorale, si manifesta l'evidente ed imprescindibile necessità di mantenere iscritti nell'albo dei presidenti di seggio solo coloro che sono assolutamente idonei ad espletare tale funzione, depennando, viceversa, chi è incorso in uno dei motivi di cancellazione previsti dall'art. 1, comma 4, della legge 21 marzo 1990 n. 53.

4 Sono esclusi dalle funzioni di presidente:

a. coloro che alla data delle elezioni abbiano superato il 70° anno di età;

b. i dipendenti dei Ministeri dell'Interno, delle Poste e Telecomunicazioni e dei Trasporti;

c. gli appartenenti alle Forze Armate in servizio;

d. i medici provinciali, gli ufficiali sanitari e i medici condotti;

e. i segretari comunali ed i dipendenti dei Comuni, addetti o comandati a prestare servizio presso gli Uffici elettorali comunali;

f. i candidati alle elezioni per le quali si svolge la votazione.

5 art. 24 T.U. n. 570/60 cit..

Vedi allegato
(23/04/2016 - Dott.ssaVincenza Esposito)
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