Sulla base di ciò il Garante ha quindi precisato che tutti gli atti della Pubblica Amministrazione sono per pubblici (ad eccezione di quelli considerati "riservati" per espressa indicazione di legge o per effetto di una dichiarazione del sindaco o del presidente della provincia) e, conseguentemente, è compito della PA stessa disciplinare le modalità del loro rilascio e ciò sulla base di specifiche norme contenute in un apposito regolamento che assicuri ai cittadini da un lato il diritto alla privacy e dall'altro il diritto di accedere alle informazioni di cui è in possesso l'Amministrazione stessa.
Naturalmente, precisa l'Autorità, nel regolamento la PA dovrà prevedere le limitazioni, le cautele e le modalità previste da specifiche norme di settore (es. norme che limitano la conoscibilità di atti e documenti concernenti pubblicazioni matrimoniali, atti anagrafici, dati reddituali, autorizzazioni, concessioni edilizie ecc).
Il Garante ha quindi precisato che il mezzo idoneo per controllare l'accesso selezionato ai dati sensibili è quello dell'utilizzo di chiavi personali, come username e password, o numero di protocollo o altri sistemi rilasciati dall'ente solamente al diretto interessato. Nel provvedimento però l'Autorità ha ricordato che la diffusione dei dati sensibili e giudiziari deve avvenire solo se questo è realmente indispensabile e se la PA ha adottato il regolamento previsto dal Codice sull'uso di questi dati e, in ogni caso, che resta (ed è sempre) vietato diffondere informazioni sulla salute dei cittadini. La PA quindi sarà tenuta a verificare la esattezza (e soprattutto la pertinenza delle informazioni inserite in rete) e a curarne l'aggiornamento.
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