Il condominio e la privacy

Condominio: guida legale sul condominio
A cura dell’avv. Alessandro Gallucci e della Dott.ssa Licia Albertazzi
avvgallucci@gmail.com


Sia l'amministratore nell'esercizio delle proprie funzioni che l'assemblea, quale organo deliberante, nella gestione pratica del condominio si trovano a dover trattare una serie di dati sensibili, imputabili ai condomini.
Dopo l'approvazione della l. n. 675/1996 e successive modificazioni (c.d. "legge sulla privacy") sono sorti una serie di interrogativi, in particolare circa la liceità: da parte dell'amministratore di richiedere la copia degli atti notarili per verificare l'effettivo diritto di partecipazione all'assemblea condominiale; di comunicare al condomino richiedente l'elenco dei proprietari di singole unità immobiliari; di redigere e comunicare ai condomini i prospetti contabili con le relative posizioni attive e passive, ecc. Analogamente, per l'assemblea ci sono delle regole da seguire per non incappare in violazioni della privacy, come, ad esempio, quelle relative alla partecipazione alle riunioni della stessa, anche in virtù del novellato art. 67 delle disposizioni d'attuazione del codice civile, che sancisce il diritto dei condomini a partecipare all'assemblea anche per mezzo di un delegato che può essere esterno al condominio, ovvero la possibilità di redigere appositi verbali elencanti i punti di criticità sull'operato dell'amministratore uscente.
Le suddette questioni hanno richiesto, nel tempo, l'intervento del Garante per la protezione dei dati personali e della giurisprudenza.
In merito al trattamento dei dati personali, il Garante, con parere del 18 maggio 2006, ha affermato che "la legge sulla privacy non pone ostacoli all'applicazione delle norme del codice civile riguardanti il condominio degli edifici, sottolineando comunque la necessità che vengano raccolti e utilizzati solo i dati personali necessari alla gestione amministrativa della proprietà. I condomini devono infatti essere considerati come contitolari di un medesimo trattamento e in quanto tali hanno il diritto di accedere e di ricevere le informazioni riguardanti l'amministrazione e il funzionamento del condominio".
Relativamente, alle perplessità sulla partecipazione di elementi esterni al condominio durante l'assise, il Garante ha chiarito che tecnici e consulenti possono partecipare all'assemblea per il tempo necessario all'espletamento di quanto richiesto e restare presenti solo con il consenso unanime dei partecipanti. L'unanimità è richiesta ab origine per la partecipazione di "uditori" completamente estranei al condominio. Allo stesso modo la videoregistrazione è consentita solo con il consenso di tutti i condomini presenti.
Infine, nel caso di appositi verbali redatti dall'assemblea dei condomini nei confronti dell'amministratore uscente, la giurisprudenza della S.C. si è espressa favorevolmente, respingendo la richiesta di risarcimento per diffamazione avanzata dall'amministratore contestato e affermando che il fatto che i condomini esprimano formalmente, redigendo apposito verbale, propri dubbi e perplessità rispetto ad alcune azioni svolte dal precedente amministratore, non violerebbe la normativa sulla privacy, prevalendo invece il principio di trasparenza nei rapporti inerenti l'amministrazione delle cose comuni dello stabile (Cass. n. 1593/2013).

L'intervento del Garante


Alla luce delle innovazioni subite negli ultimi anni in materia di privacy all'interno del condominio e dei principi fissati con la riforma n. 220/2012, considerata la moltiplicazione delle questioni inerenti i rapporti tra il condominio e la tutela dei dati personali, si è reso necessario un intervento decisivo da parte del Garante al fine di chiarire i dubbi relativi alla normativa e consentire un più sereno svolgimento e funzionamento della gestione condominiale.
A tale scopo, è stata predisposta la guida "Il condominio e la privacy" che prende in considerazione le ipotesi e i dubbi che più frequentemente emergono nella vita condominiale, dall'assemblea all'accesso agli archivi, dalle comunicazioni ai rapporti con l'amministratore, sino alle norme relative al c.d. "condominio digitale", tenendo conto delle novità introdotte dalla riforma e delle risposte a molti dei quesiti pervenuti al Garante in merito alla corretta applicazione delle nuove norme, fissando dei principi di massima con lo scopo di facilitare ed equilibrare il dialogo tra gli abitanti del condominio.

Il vademecum


Il manuale del Garante della privacy affronta i temi più caldi in materia di trattamento dei dati personali, prevedendo una sorta di vademecum contenente vere e proprie "regole di comportamento" per la corretta applicazione della normativa in condominio. Il testo fornisce, infatti, chiare indicazioni sulle azioni da predisporre in situazioni critiche, al fine di contemperare le opposte esigenze di tutela della privacy dei condomini con quelle della corretta gestione dell'attività condominiale ed è suddiviso in otto parti: l'amministratore; l'assemblea; la bacheca condominiale; la gestione trasparente del condominio; la videosorveglianza; il condominio digitale; il diritto di accesso ai propri dati e altri diritti; ulteriori chiarimenti.
Di seguito le principali regole fissate nel vademecum:
- L'amministratore: in genere nominato "responsabile del trattamento dei dati personali" col fine di contemperare le esigenze di riservatezza con quelle della trasparenza, può trattare i dati personali dei condomini nei limiti delle finalità di gestione ed amministrazione (dati anagrafici, indirizzi, numeri telefonici e indirizzi di posta elettronica, se già indicati in elenchi pubblici o forniti direttamente dal condomino, fermo restando che il loro utilizzo deve essere basato sulle regole del buon senso; i dati sensibili, sanitari o giudiziari, indispensabili per l'amministrazione del condominio). Ove i dati riguardino terze persone, queste devono essere informate sulle finalità e le modalità del trattamento stesso. Infine, l'amministratore ha l'obbligo di: conservazione della documentazione (cartacea o telematica) inerente i condomini; predisposizione delle misure di sicurezza per proteggere i dati sensibili; comunicazione ai condomini dei propri dati anagrafici e professionali che vanno portati a conoscenza della collettività condominiale mediante affissione nel condominio;
- L'assemblea: nel vademecum è stabilito che, laddove all'assemblea partecipino terzi (tecnici e consulenti chiamati per fornire consulenza su apposite questioni), costoro possono rimanere il tempo utile per trattare quel determinato punto, per cui è richiesto l'inserimento della loro presenza nell'ordine del giorno. L'assemblea, inoltre, può essere registrata con il consenso informato di tutti i partecipanti e le registrazioni vanno custodite;
- La bacheca condominiale: il vademecum fissa i limiti alle affissioni nella bacheca, nella quale, secondo il Garante, non possono essere affisse comunicazioni inerenti i dati personali dei singoli condomini; né i verbali di assemblea per i condomini assenti, né le comunicazioni riguardanti la morosità di uno o più condomini;
- La gestione trasparente del condominio: in tema di trasparenza, la guida prevede, da una parte, il dovere dell'amministratore di comunicare i dati dei condomini morosi, ai creditori che ne facciano richiesta; di aprire un conto corrente (postale o bancario) intestato al condominio dove transiteranno le somme percepite a qualsiasi titolo per conto dello stesso; dall'altra, il diritto di ogni condomino di conoscere le informazioni e i dati raccolti che lo riguardano oltre alle spese e agli inadempimenti degli altri condomini, ovviamente riguardanti l'ambito condominiale, nonché di prendere visione ed estrarre copia del rendiconto periodico redatto dall'amministratore;
- La videosorveglianza: in merito all'installazione delle videocamere di sorveglianza per il controllo delle aree comuni, il manuale riporta gli obblighi della normativa sulla privacy (appositi cartelli di segnalazione; conservazione delle registrazioni per un periodo di tempo limitato; ripresa delle sole aree comuni; ecc.) disponendo che l'installazione degli apparecchi debba essere deliberata dall'assemblea a maggioranza degli intervenuti rappresentanti almeno la metà del valore dell'edificio. Alle videocamere sono equiparati i videocitofoni che, ove riguardanti le aree comuni, seguono, per analogia, le stesse regole;
- Il condominio digitale: in merito all'obbligo dell'amministratore di attivare, su richiesta dell'assemblea che delibera con la maggioranza degli intervenuti rappresentanti la metà del valore dell'edificio, un sito internet che consenta a tutti i condomini la possibilità di consultare ed estrarre copie in formato digitale dei documenti previsti nelle delibere assembleari, il vademecum stabilisce che le modalità di diffusione dei contenuti sul sito debbano rispondere ai requisiti di necessità e proporzionalità del trattamento, laddove riguardino i dati personali dei condomini;
- Diritto di accesso ai propri dati ed altri diritti: previa domanda all'amministratore, è sancito il diritto di ciascun condomino (o di chi vi abbia interesse) di accedere esclusivamente ai dati che lo riguardano. Il condomino ha diritto, inoltre, all'aggiornamento, alla rettifica o all'integrazione dei dati a lui inerenti, oltre che di chiederne la trasformazione, il blocco o la cancellazione ove trattati contro la legge;
- Ulteriori chiarimenti: il vademecum dedica la parte finale ai casi in cui il trattamento dei dati personali può essere effettuato senza il consenso degli interessati, ovvero nei casi specifici previsti da un obbligo di legge o quando è necessario adempiere a determinati obblighi contrattuali (ex art. 24 del Codice della privacy). È sempre richiesto, invece, il consenso dell'interessato per comunicare i suoi dati personali a terzi. Non rientrano, infine, tra le questioni assoggettate al Codice della privacy, le comunicazioni che rispondono a finalità personali, come quelle tra vicini di casa.


Il condominio e la privacy


Sia l'amministratore nell'esercizio delle proprie funzioni che l'assemblea, quale organo deliberante, nella gestione pratica del condominio si trovano a dover trattare una serie di dati sensibili, imputabili ai condomini.
Dopo l'approvazione della l. n. 675/1996 e successive modificazioni (c.d. "legge sulla privacy") sono sorti una serie di interrogativi, in particolare circa la liceità: da parte dell'amministratore di richiedere la copia degli atti notarili per verificare l'effettivo diritto di partecipazione all'assemblea condominiale; di comunicare al condomino richiedente l'elenco dei proprietari di singole unità immobiliari; di redigere e comunicare ai condomini i prospetti contabili con le relative posizioni attive e passive, ecc. Analogamente, per l'assemblea ci sono delle regole da seguire per non incappare in violazioni della privacy, come, ad esempio, quelle relative alla partecipazione alle riunioni della stessa, anche in virtù del novellato art. 67 delle disposizioni d'attuazione del codice civile, che sancisce il diritto dei condomini a partecipare all'assemblea anche per mezzo di un delegato che può essere esterno al condominio, ovvero la possibilità di redigere appositi verbali elencanti i punti di criticità sull'operato dell'amministratore uscente.
Le suddette questioni hanno richiesto, nel tempo, l'intervento del Garante per la protezione dei dati personali e della giurisprudenza.
In merito al trattamento dei dati personali, il Garante, con parere del 18 maggio 2006, ha affermato che "la legge sulla privacy non pone ostacoli all'applicazione delle norme del codice civile riguardanti il condominio degli edifici, sottolineando comunque la necessità che vengano raccolti e utilizzati solo i dati personali necessari alla gestione amministrativa della proprietà. I condomini devono infatti essere considerati come contitolari di un medesimo trattamento e in quanto tali hanno il diritto di accedere e di ricevere le informazioni riguardanti l'amministrazione e il funzionamento del condominio".
Relativamente, alle perplessità sulla partecipazione di elementi esterni al condominio durante l'assise, il Garante ha chiarito che tecnici e consulenti possono partecipare all'assemblea per il tempo necessario all'espletamento di quanto richiesto e restare presenti solo con il consenso unanime dei partecipanti. L'unanimità è richiesta ab origine per la partecipazione di "uditori" completamente estranei al condominio. Allo stesso modo la videoregistrazione è consentita solo con il consenso di tutti i condomini presenti.
Infine, nel caso di appositi verbali redatti dall'assemblea dei condomini nei confronti dell'amministratore uscente, la giurisprudenza della S.C. si è espressa favorevolmente, respingendo la richiesta di risarcimento per diffamazione avanzata dall'amministratore contestato e affermando che il fatto che i condomini esprimano formalmente, redigendo apposito verbale, propri dubbi e perplessità rispetto ad alcune azioni svolte dal precedente amministratore, non violerebbe la normativa sulla privacy, prevalendo invece il principio di trasparenza nei rapporti inerenti l'amministrazione delle cose comuni dello stabile (Cass. n. 1593/2013).

L'intervento del Garante


Alla luce delle innovazioni subite negli ultimi anni in materia di privacy all'interno del condominio e dei principi fissati con la riforma n. 220/2012, considerata la moltiplicazione delle questioni inerenti i rapporti tra il condominio e la tutela dei dati personali, si è reso necessario un intervento decisivo da parte del Garante al fine di chiarire i dubbi relativi alla normativa e consentire un più sereno svolgimento e funzionamento della gestione condominiale.
A tale scopo, è stata predisposta la guida "Il condominio e la privacy" che prende in considerazione le ipotesi e i dubbi che più frequentemente emergono nella vita condominiale, dall'assemblea all'accesso agli archivi, dalle comunicazioni ai rapporti con l'amministratore, sino alle norme relative al c.d. "condominio digitale", tenendo conto delle novità introdotte dalla riforma e delle risposte a molti dei quesiti pervenuti al Garante in merito alla corretta applicazione delle nuove norme, fissando dei principi di massima con lo scopo di facilitare ed equilibrare il dialogo tra gli abitanti del condominio.

Il vademecum


Il manuale del Garante della privacy affronta i temi più caldi in materia di trattamento dei dati personali, prevedendo una sorta di vademecum contenente vere e proprie "regole di comportamento" per la corretta applicazione della normativa in condominio. Il testo fornisce, infatti, chiare indicazioni sulle azioni da predisporre in situazioni critiche, al fine di contemperare le opposte esigenze di tutela della privacy dei condomini con quelle della corretta gestione dell'attività condominiale ed è suddiviso in otto parti: l'amministratore; l'assemblea; la bacheca condominiale; la gestione trasparente del condominio; la videosorveglianza; il condominio digitale; il diritto di accesso ai propri dati e altri diritti; ulteriori chiarimenti.
Di seguito le principali regole fissate nel vademecum:
- L'amministratore: in genere nominato "responsabile del trattamento dei dati personali" col fine di contemperare le esigenze di riservatezza con quelle della trasparenza, può trattare i dati personali dei condomini nei limiti delle finalità di gestione ed amministrazione (dati anagrafici, indirizzi, numeri telefonici e indirizzi di posta elettronica, se già indicati in elenchi pubblici o forniti direttamente dal condomino, fermo restando che il loro utilizzo deve essere basato sulle regole del buon senso; i dati sensibili, sanitari o giudiziari, indispensabili per l'amministrazione del condominio). Ove i dati riguardino terze persone, queste devono essere informate sulle finalità e le modalità del trattamento stesso. Infine, l'amministratore ha l'obbligo di: conservazione della documentazione (cartacea o telematica) inerente i condomini; predisposizione delle misure di sicurezza per proteggere i dati sensibili; comunicazione ai condomini dei propri dati anagrafici e professionali che vanno portati a conoscenza della collettività condominiale mediante affissione nel condominio;
- L'assemblea: nel vademecum è stabilito che, laddove all'assemblea partecipino terzi (tecnici e consulenti chiamati per fornire consulenza su apposite questioni), costoro possono rimanere il tempo utile per trattare quel determinato punto, per cui è richiesto l'inserimento della loro presenza nell'ordine del giorno. L'assemblea, inoltre, può essere registrata con il consenso informato di tutti i partecipanti e le registrazioni vanno custodite;
- La bacheca condominiale: il vademecum fissa i limiti alle affissioni nella bacheca, nella quale, secondo il Garante, non possono essere affisse comunicazioni inerenti i dati personali dei singoli condomini; né i verbali di assemblea per i condomini assenti, né le comunicazioni riguardanti la morosità di uno o più condomini;
- La gestione trasparente del condominio: in tema di trasparenza, la guida prevede, da una parte, il dovere dell'amministratore di comunicare i dati dei condomini morosi, ai creditori che ne facciano richiesta; di aprire un conto corrente (postale o bancario) intestato al condominio dove transiteranno le somme percepite a qualsiasi titolo per conto dello stesso; dall'altra, il diritto di ogni condomino di conoscere le informazioni e i dati raccolti che lo riguardano oltre alle spese e agli inadempimenti degli altri condomini, ovviamente riguardanti l'ambito condominiale, nonché di prendere visione ed estrarre copia del rendiconto periodico redatto dall'amministratore;
- La videosorveglianza: in merito all'installazione delle videocamere di sorveglianza per il controllo delle aree comuni, il manuale riporta gli obblighi della normativa sulla privacy (appositi cartelli di segnalazione; conservazione delle registrazioni per un periodo di tempo limitato; ripresa delle sole aree comuni; ecc.) disponendo che l'installazione degli apparecchi debba essere deliberata dall'assemblea a maggioranza degli intervenuti rappresentanti almeno la metà del valore dell'edificio. Alle videocamere sono equiparati i videocitofoni che, ove riguardanti le aree comuni, seguono, per analogia, le stesse regole;
- Il condominio digitale: in merito all'obbligo dell'amministratore di attivare, su richiesta dell'assemblea che delibera con la maggioranza degli intervenuti rappresentanti la metà del valore dell'edificio, un sito internet che consenta a tutti i condomini la possibilità di consultare ed estrarre copie in formato digitale dei documenti previsti nelle delibere assembleari, il vademecum stabilisce che le modalità di diffusione dei contenuti sul sito debbano rispondere ai requisiti di necessità e proporzionalità del trattamento, laddove riguardino i dati personali dei condomini;
- Diritto di accesso ai propri dati ed altri diritti: previa domanda all'amministratore, è sancito il diritto di ciascun condomino (o di chi vi abbia interesse) di accedere esclusivamente ai dati che lo riguardano. Il condomino ha diritto, inoltre, all'aggiornamento, alla rettifica o all'integrazione dei dati a lui inerenti, oltre che di chiederne la trasformazione, il blocco o la cancellazione ove trattati contro la legge;
- Ulteriori chiarimenti: il vademecum dedica la parte finale ai casi in cui il trattamento dei dati personali può essere effettuato senza il consenso degli interessati, ovvero nei casi specifici previsti da un obbligo di legge o quando è necessario adempiere a determinati obblighi contrattuali (ex art. 24 del Codice della privacy). È sempre richiesto, invece, il consenso dell'interessato per comunicare i suoi dati personali a terzi. Non rientrano, infine, tra le questioni assoggettate al Codice della privacy, le comunicazioni che rispondono a finalità personali, come quelle tra vicini di casa.

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