Istanza di Accesso agli Atti - Rapporto di Lavoro
L'istanza di accesso agli atti è lo strumento che consente al lavoratore di ottenere documenti relativi al proprio rapporto di lavoro. Dal 2016, con il FOIA (Freedom of Information Act), esistono tre tipologie di accesso: documentale (L. 241/90), civico semplice e civico generalizzato (D.Lgs. 33/2013).
- Accesso documentale (L. 241/90): Richiede interesse diretto, concreto e attuale
- Accesso civico semplice: Per documenti soggetti a pubblicazione obbligatoria
- Accesso civico generalizzato (FOIA): Senza necessità di motivazione
- Termini: 30 giorni per la risposta (silenzio-rigetto)
- Gratuità: Salvo rimborso costi di riproduzione
MODELLO 1 - ACCESSO DOCUMENTALE (L. 241/1990)
Per documenti relativi al proprio rapporto di lavoro o procedimenti che lo riguardano
AI SENSI DELLA L. 241/1990
All'Ufficio _________________________
[Risorse Umane/Personale/Segreteria]
_________________________ [Denominazione Ente/Azienda]
_________________________ [Indirizzo]
PEC: _________________________
e p.c. Al Responsabile per la Trasparenza
[solo per PA]
Oggetto: Istanza di accesso documentale ai sensi degli artt. 22 e ss. L. 241/1990 e del D.P.R. 184/2006
Il/La sottoscritto/a _________________________, nato/a a _________________ il ____________, residente in _____________________, via _________________ n. ___, C.F. _________________________, tel. _________________, email/PEC: _________________________
in qualità di:
- ☐ Dipendente a tempo [indeterminato/determinato] con matricola n. _____
- ☐ Ex dipendente cessato in data _________________
- ☐ Soggetto sottoposto a procedimento [disciplinare/concorsuale]
- ☐ _________________________
CHIEDE
di poter accedere ai seguenti documenti amministrativi:
- _________________________ [descrizione precisa del documento]
- _________________________
- _________________________
- _________________________
[ESEMPI DI DOCUMENTI RICHIEDIBILI:
- Fascicolo personale completo
- Contratto di assunzione e successive modifiche
- Cedolini stipendiali periodo _______
- Valutazioni della performance anni _______
- Atti del procedimento disciplinare
- Cartellini marcatempo/fogli presenza
- Comunicazioni di servizio
- Ordini di servizio
- Provvedimenti di mobilità/trasferimento
- Certificazioni contributive]
mediante:
- ☐ Presa visione
- ☐ Estrazione di copia semplice
- ☐ Estrazione di copia conforme
- ☐ Invio telematico all'indirizzo PEC sopra indicato
MOTIVAZIONE (interesse diretto, concreto e attuale):
La presente richiesta è motivata dalla necessità di _________________________ [specificare l'interesse che giustifica l'accesso]
[ESEMPI:
- tutelare i propri diritti in sede giudiziale
- verificare la correttezza degli adempimenti contributivi
- documentare il rapporto di lavoro per _______
- difendersi nel procedimento disciplinare n. _______
- verificare il calcolo del TFR/TFS]
Il/La sottoscritto/a dichiara di essere informato/a che:
- il termine per la conclusione del procedimento è di 30 giorni
- in caso di silenzio, la richiesta si intende respinta
- sono dovuti i soli costi di riproduzione e spedizione
Si allega copia del documento di identità.
_________________, lì _________________
_________________________
(firma)
MODELLO 2 - ACCESSO CIVICO GENERALIZZATO (FOIA)
Per qualsiasi documento della PA senza necessità di motivazione
AI SENSI DELL'ART. 5, CO. 2, D.LGS. 33/2013
Oggetto: Istanza di accesso civico generalizzato (FOIA)
Il/La sottoscritto/a _________________________ [dati anagrafici come sopra]
ai sensi dell'art. 5, comma 2, del D.Lgs. 33/2013, come modificato dal D.Lgs. 97/2016,
CHIEDE
l'accesso ai seguenti documenti/informazioni/dati:
- _________________________
- _________________________
- _________________________
Chiede che i documenti/dati richiesti siano trasmessi:
- ☐ via PEC all'indirizzo: _________________________
- ☐ via email all'indirizzo: _________________________
- ☐ mediante ritiro presso gli uffici
Il/La sottoscritto/a dichiara di essere a conoscenza che:
- la PA deve rispondere entro 30 giorni
- l'istanza può essere accolta, rigettata o differita
- contro il diniego è ammesso ricorso al Difensore civico/TAR
- l'accesso è gratuito, salvo il rimborso dei costi
Allega documento di identità.
_________________, lì _________________
_________________________
(firma)
MODELLO 3 - ACCESSO ATTI PROCEDIMENTO DISCIPLINARE
Specifico per dipendenti sottoposti a procedimento disciplinare
DEL PROCEDIMENTO DISCIPLINARE
All'Ufficio Procedimenti Disciplinari
_________________________ [Ente]
Oggetto: Richiesta accesso agli atti del procedimento disciplinare n. _____ del _____
Il/La sottoscritto/a _________________________, dipendente con qualifica di _________________________, in servizio presso _________________________,
destinatario/a della contestazione di addebito prot. n. _____ del _________ relativa al procedimento disciplinare in oggetto,
ai sensi dell'art. 7 della L. 241/1990 e dell'art. 55-bis del D.Lgs. 165/2001,
CHIEDE
di accedere a tutti gli atti del procedimento disciplinare, con particolare riferimento a:
- Segnalazione/esposto che ha dato origine al procedimento
- Relazione istruttoria preliminare
- Verbali di audizione di eventuali testimoni
- Documentazione acquisita durante l'istruttoria
- Pareri/relazioni tecniche eventualmente richiesti
- Precedenti disciplinari citati
- Ogni altro atto rilevante per la decisione
al fine di esercitare pienamente il diritto di difesa garantito dalla legge e dal CCNL di settore.
Chiede che la documentazione sia resa disponibile:
- ☐ per la consultazione presso l'ufficio
- ☐ in copia da ritirare presso l'ufficio
- ☐ tramite invio telematico
Si fa presente l'urgenza della richiesta, considerati i termini ristretti previsti per la presentazione delle difese.
_________________, lì _________________
_________________________
(firma)
MODELLO 4 - ACCESSO AI DATI PERSONALI (GDPR)
Per ottenere i propri dati personali trattati dal datore di lavoro
AI SENSI DELL'ART. 15 GDPR
Al Titolare del Trattamento
_________________________ [Denominazione]
Al Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
[se nominato]
Oggetto: Esercizio del diritto di accesso ai dati personali ex art. 15 Regolamento UE 2016/679
Il/La sottoscritto/a _________________________, in qualità di interessato,
CHIEDE
di esercitare il diritto di accesso ai propri dati personali e di ottenere:
- Conferma che sia in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano
- Copia dei dati personali oggetto di trattamento
- Le seguenti informazioni:
- finalità del trattamento
- categorie di dati trattati
- destinatari a cui i dati sono stati comunicati
- periodo di conservazione previsto
- origine dei dati (se non raccolti presso l'interessato)
- esistenza di processi decisionali automatizzati
Con particolare riferimento ai seguenti trattamenti:
- ☐ Dati contenuti nel fascicolo personale
- ☐ Dati relativi a valutazioni e performance
- ☐ Dati sanitari (visite mediche, assenze per malattia)
- ☐ Dati di videosorveglianza
- ☐ Dati biometrici (impronte, badge)
- ☐ Log di accesso ai sistemi informatici
- ☐ Comunicazioni email aziendali
Chiede che la risposta sia fornita entro 30 giorni dal ricevimento della presente, come previsto dall'art. 12 GDPR.
_________________, lì _________________
_________________________
(firma)
SCHEMA DI RISPOSTA DELL'AMMINISTRAZIONE
(Modello per la PA/Azienda)
Prot. n. _____ del _____
Al Sig./Sig.ra _________________________
Via _________________________
PEC: _________________________
Oggetto: Riscontro istanza di accesso agli atti del _____ - [ACCOGLIMENTO/DIFFERIMENTO/DINIEGO]
In riferimento alla Sua istanza di accesso acquisita al prot. n. _____ del _____, si comunica quanto segue:
A) IN CASO DI ACCOGLIMENTO:
L'istanza è ACCOLTA. I documenti richiesti sono disponibili per:
- ☐ la consultazione presso _____ nei giorni _____ ore _____
- ☐ il ritiro in copia presso _____
- ☐ l'invio telematico (in allegato)
Costi di riproduzione: € _____ da versare con _____
B) IN CASO DI DIFFERIMENTO:
L'accesso è DIFFERITO fino al _____ per i seguenti motivi: _________________________
C) IN CASO DI DINIEGO:
L'istanza è RESPINTA per i seguenti motivi:
- ☐ Mancanza di interesse diretto, concreto e attuale
- ☐ Tutela della riservatezza di terzi
- ☐ Documenti sottratti all'accesso ex art. 24 L. 241/90
- ☐ _________________________
Avverso il presente provvedimento è ammesso:
- Ricorso al Difensore civico entro 30 giorni
- Ricorso al TAR entro 60 giorni
- Richiesta di riesame al Responsabile della prevenzione della corruzione e trasparenza (per accesso civico)
Il Responsabile del procedimento
_________________________
Guida Completa all'Accesso agli Atti nel Rapporto di Lavoro
1. Le Tipologie di Accesso: Quale Scegliere
| Tipo di Accesso | Quando si usa | Requisiti | Limiti |
|---|---|---|---|
| Documentale (L. 241/90) |
Documenti che riguardano direttamente il richiedente | Interesse diretto, concreto, attuale | No documenti di terzi |
| Civico semplice | Documenti che la PA deve pubblicare online | Nessuno | Solo documenti con obbligo di pubblicazione |
| Civico generalizzato (FOIA) |
Qualsiasi documento della PA | Nessuno (no motivazione) | Eccezioni art. 5-bis |
| Dati personali (GDPR) |
Propri dati personali | Essere l'interessato | Solo propri dati |
2. Documenti Accessibili nel Rapporto di Lavoro
Sempre accessibili al dipendente:
- Contratto individuale di lavoro
- Lettere di assunzione e inquadramento
- Cedolini paga e CU
- Comunicazioni disciplinari ricevute
- Valutazioni della performance individuale
- Attestati di servizio
- Certificazioni contributive
- Propri cartellini/fogli presenza
Accessibili con motivazione:
- Atti di organizzazione che lo riguardano
- Graduatorie concorsuali
- Verbali di commissioni
- Fascicoli di colleghi (parti rilevanti)
- Determine e delibere su questioni di interesse
Generalmente non accessibili:
- Documenti coperti da segreto
- Atti relativi esclusivamente a terzi
- Valutazioni riservate su altri dipendenti
- Procedimenti disciplinari di terzi
3. La Procedura Step by Step
1. Individuazione documenti
Identificare con precisione i documenti necessari
2. Scelta tipo di accesso
Documentale, civico o GDPR in base al caso
3. Redazione istanza
Utilizzare il modello appropriato
4. Presentazione
PEC, protocollo o portale online
5. Attesa risposta
30 giorni (silenzio = rigetto)
6. Eventuale ricorso
Difensore civico o TAR
4. Accesso nel Procedimento Disciplinare
- Accesso immediato a tutti gli atti
- No limiti per tutela riservatezza
- Compresi esposti e segnalazioni
- Diniego = nullità procedimento
5. Costi dell'Accesso
- Diritti di ricerca: Generalmente gratuiti
- Costi di riproduzione: € 0,25-0,50 per pagina
- Spese postali: Se richiesto invio
- Marche da bollo: Solo per copie conformi
- Supporti digitali: Costo del supporto
6. Termini e Silenzio-Rigetto
| Fase | Termine | Conseguenze |
|---|---|---|
| Risposta PA | 30 giorni | Silenzio = rigetto |
| Ricorso Difensore civico | 30 giorni dal diniego | Pronuncia in 30 gg |
| Ricorso TAR | 60 giorni | Decisione in 30 gg |
| Accesso GDPR | 30 giorni (+60 se complesso) | Reclamo Garante Privacy |
7. Limiti ed Eccezioni all'Accesso
Accesso documentale (L. 241/90):
- Documenti coperti da segreto di Stato
- Procedimenti tributari
- Attività di polizia giudiziaria
- Documenti con dati sensibili di terzi
Accesso civico (FOIA):
- Sicurezza pubblica e ordine pubblico
- Relazioni internazionali
- Politica economica e finanziaria
- Tutela della vita privata
- Interessi commerciali
8. Tutele e Ricorsi
Ricorso al Difensore civico:
- Gratuito
- Entro 30 giorni
- Decisione in 30 giorni
- Solo per PA
Ricorso al TAR:
- Entro 60 giorni
- Rito speciale (30 gg)
- No difesa tecnica obbligatoria
- Contributo € 300
9. Consigli Pratici
- Siate precisi: Indicate chiaramente i documenti richiesti
- Motivate bene: Per l'accesso documentale serve interesse concreto
- Usate la PEC: Per avere prova di invio e ricezione
- Conservate ricevute: Protocollo o ricevuta PEC
- Rispettate i termini: Per eventuali ricorsi
- Valutate il FOIA: Non serve motivazione
10. Errori da Evitare
- Richieste generiche ("tutti i documenti che mi riguardano")
- Mancata indicazione modalità di accesso
- Dimenticare di allegare documento d'identità
- Confondere accesso e richiesta certificati
- Usare accesso documentale quando basterebbe il FOIA
- Non impugnare tempestivamente il diniego
Attenzione: Questi modelli sono indicativi e vanno adattati al caso specifico. Per l'accesso a documenti sensibili o in caso di diniego, è consigliabile consultare un legale esperto in diritto amministrativo o del lavoro. Verificare sempre i regolamenti interni dell'ente.