Processo civile telematico: le circolari del Ministero della Giustizia dissipano molti dubbi

Sul processo civile telematico è ancora caos. Oltre ai problemi "immanenti" alla stessa rivoluzione informatica che ha trovato molti tribunali impreparati ad accoglierla (v. articolo "Pct: stato dell'arte e caos dei tribunali"), si moltiplicano i dubbi sulle questioni di ordine tecnico-pratico, come quelle in materia di contributo unificato, di potere di autentica per gli avvocati, di rilascio della formula esecutiva e così via.

Al fine di dissipare la mole di interrogativi sollevati dagli uffici giudiziari e dagli addetti ai lavori, il Ministero della Giustizia ha deciso di intervenire con una prima circolare chiarificatrice, il 27 giugno scorso, e con una seconda più articolata ed integrativa, pubblicata sul sito istituzionale il 28 ottobre.

Dal testo coordinato delle due circolari ministeriali, emergono non solo le risposte ai quesiti formulati in materia di Pct ma anche una serie di indicazioni cui le cancellerie dovranno attenersi:

 

-      Novità sulle cause già pendenti

Sulla base delle ultime modifiche normative, è indicato nella circolare, si determinano due situazioni: per i procedimenti instaurati a decorrere dal 30 giugno 2014 il deposito degli atti endoprocessuali, provenienti dalle parti o dagli ausiliari del giudice, avviene esclusivamente mediante invio telematico; per i procedimenti instaurati prima del 30 giugno 2014, invece, è facoltà della parte scegliere se depositare atti e documenti in forma cartacea o mediante invio telematico (questo fino al prossimo 30 dicembre, poiché dal 31 anche nei procedimenti già pendenti, scatterà l'obbligo del deposito esclusivamente telematico).

In definitiva, le cancellerie hanno l'obbligo di accettare qualsiasi atto endoprocessuale depositato in via telematica (sia quelli per i procedimenti di nuova instaurazione che in regime facoltativo), mentre è fatto divieto alle stesse di ricevere, per i procedimenti di nuova instaurazione, i depositi in forma cartacea (fatte salve le eccezioni di cui ai commi 8 e 9 art.16 bis del d.l. n. 179/12);

 

-      Copie cartacee

Viene ribadita, anche per i fascicoli iscritti a ruolo dopo il 30 giugno 2014, la facoltà di formare e custodire i fascicoli cartacei e quella per il giudice di depositare in formato cartaceo i propri provvedimenti (fatta eccezione di quelli assunti nell'ambito del procedimento monitorio).

Si legge, infatti, nella circolare, che tale facoltà è contemplata nel comma 9 dell'art. 16-bis del d.l. n. 179/2012, a mente del quale il giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche.

In ogni caso, sottolinea la circolare ministeriale, trattandosi, secondo il dettato della legge, di deposito di "copia cartacea di singoli atti e documenti", esso presuppone il previo deposito mediante invio telematico dell'originale informatico. L'atto comunque sarà oggetto di formale attestazione di deposito da parte della cancelleria e verrà inserito nel fascicolo cartaceo del processo. Quanto alle copie ad uso ufficio e dei componenti del collegio, essendo inapplicabile, in presenza di deposito tramite invio telematico, l'art. 111 disp. att. c.p.c., le cancellerie sono tenute ad accettare il deposito degli atti endoprocessuali inviati in forma telematica, senza doverne rifiutare il deposito per il fatto che non sia stata allegata copia cartacea.

Quanto, infine, alle copie informali, degli atti depositati telematicamente, la messa a disposizione del giudice di tale copia, ad opera delle parti o degli ausiliari, corrisponde ad una soluzione organizzativa, che non costituisce una statuizione imperativa bensì una prassi, libera da qualsiasi vincolo, ma gradita data l'eccezionalità del momento;

 

-      Accettazione tempestiva del deposito

La circolare ha evidenziato, inoltre, la necessità di assicurare la tempestiva accettazione dei depositi telematici degli atti e dei documenti (giacché solo con l'accettazione di avvenuto deposito in cancelleria gli stessi entrano a far parte del fascicolo processuale, diventando visibili alle parti in causa e al giudice), invitando gli uffici giudiziari ad adottare le soluzioni più funzionali al fine di garantire la tempestività della lavorazione degli atti ricevuti.

Nella comunicazione, il ministero invita, altresì, ove, i termini del deposito degli atti siano scaglionati, ad effettuare l'accettazione del deposito telematico entro il giorno successivo a quello della ricezione da parte del sistema, al fine di tutelare il diritto di difesa e consentire alle parti di procedere con il successivo deposito degli atti, il cui termine si ricollega alla decorrenza del primo;

 

-      Obbligo telematico in sede monitoria

Viene sottolineato l'obbligo del deposito esclusivamente in via telematica in sede monitoria, così come disposto dall'art. 16-bis, comma 4, del d.l. n. 179/2012, per tutti gli atti relativi ai procedimenti instaurati "a decorrere dal 30 giugno 2014, davanti al tribunale di cui al libro IV, titolo I, capo I del codice di procedura civile".

La circolare, specifica, altresì, che la proposizione delle domande e degli atti con formalità diverse rispetto a quelle prescritte nella nuova normativa può comportare l'inammissibilità, così come già rilevato dalla giurisprudenza recente (cfr. Tribunale di Reggio Emilia, sentenza 1 luglio 2014, che ha rigettato il ricorso per decreto ingiuntivo, essendo stato depositato, unitamente agli allegati, in forma cartacea).

Alla suddetta disposizione soggiacciono anche i provvedimenti predisposti e inviati dai magistrati, per cui le cancellerie, come espressamente indicato nella circolare, non dovranno ricevere gli stessi ove depositati in modalità diverse da quelle telematiche.

Il ministero ne approfitta, altresì, per invitare i capi degli uffici a valutare la possibilità di sollecitare i magistrati alla piena osservanza delle norme in materia;

 

-      Accesso ai fascicoli e depositi delle parti non costituite

Viene confermata anche la possibilità per le parti non costituite (debitore ingiunto e difensore munito di procura che ancora non abbia iscritto a ruolo l'eventuae opposizione), di visionare gli atti dei fascicoli telematici in modo gratuito. Le cancellerie dovranno, quindi, predisporre adeguate modalità organizzative per consentire alle parti l'esercizio di tale prerogativa.

Al fine di eliminare la necessità dell'accesso fisico nelle sedi delle cancellerie, la circolare chiarisce che è consentito accedere temporaneamente ai fascicoli telematici utilizzando l'apposito l'aggiornamento delle specifiche tecniche, rilasciato lo scorso giugno dalla Direzione Generale per i sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA).

In merito al deposito degli atti processuali delle parti non costituite, a mezzo di difensore, la circolare chiarisce che le stesse, allo stato attuale della normativa, non sono tenute al deposito mediante invio telematico;

 

-      Comunicazione del provvedimento del giudice

Altro chiarimento riguarda il provvedimento del giudice, il quale si specifica, dovrà essere comunicato integralmente.

Pertanto, i biglietti telematici della cancelleria non dovranno contenere soltanto il dispositivo ma il testo integrale del provvedimento giudiziale (sentenza, ecc.), al fine della decorrenza dei termini per l'impugnazione;

 

-      contributo unificato

In merito ad una delle problematiche maggiormente evidenziate dagli uffici giudiziari, ovvero quella inerente l'annullamento delle marche da bollo utilizzate per l'assolvimento del pagamento del contributo unificato, il Ministero ha chiarito che, giacchè le norme sul PCT non hanno ne modificato né abrogato le specifiche modalità di annullo precedenti, è possibile (ed anzi doveroso) continuare ad adottare la prassi, già utilizzata in taluni uffici, di invitare il procuratore della parte, che ha assolto l'obbligo del contributo unificato con l'acquisto di apposite marche da bollo e che ha provveduto alla scansione delle stesse ai fini del suo inserimento nel fascicolo informatico, a recarsi presso gli uffici giudiziari, per consentire materialmente l'annullamento.

Laddove, invece, la parte volesse evitare qualsiasi accesso fisico agli uffici giudiziari e svolgere tutto in modalità informatica, potrà optare, suggerisce la circolare, per l'assolvimento dell'obbligo del contributo unificato negli altri modi previsti dalla legge (pagamento telematico, versamento su cc postale, modello F23).

Quanto agli adeguamenti del contributo unificato, introdotti dal d.l. n. 90/2014 a fini di copertura dei mancati introiti derivanti dall'introduzione del Pct, la circolare chiarisce che non vi è nessuna distinzione tra gli uffici giudiziari: gli adeguamenti si applicano ai procedimenti instaurati presso tutti gi uffici, indipendentemente se interessati o meno dal Pct (come ad es. gli uffici de Giudice di Pace);

 

-      Potere di autenticazione

Il Ministero ha dato via libera ai poteri di autentica del difensore sugli atti contenuti nei fascicoli informatici, indipendentemente dalla data in cui il processo è stato instaurato o gli atti sono stati depositati.

Il dubbio riguardava, infatti, l'estensione del potere di autenticazione dell'avvocato anche agli atti e ai documenti relativi ai procedimenti instaurati prima dell'entrata in vigore del d.l. n. 90/2014 (che aveva attribuito la possibilità di estrarre, telematicamente, duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti contenuti nel fascicolo informatico e il potere di attestare la conformità delle copie estratte) o in ogni caso depositati anteriormente alla stessa.

La circolare ha sottolineato che, non esistendo dati testuali da cui possono ricavarsi distinzioni in merito, tale potere è quindi consentito a prescindere dalla data di instaurazione de procedimento o di deposito del singolo atto o documento;

 

-      Formula esecutiva

Altro punto dubbio, chiarito dalla circolare, è quello del rilascio della formula esecutiva sulle copie estratte dagli avvocati.

La questione sollevata riguardava la prosecuzione delle ordinarie modalità di rilascio della copia esecutiva da parte della cancelleria, con relativi adempimenti su richiesta di parte (estrazione della copia, certificazione di conformità all'originale, spedizione in forma esecutiva, ecc.) ovvero se fosse possibile, per il difensore, una volta estratta copia e successivamente autenticata, rivolgersi alla cancelleria esclusivamente per l'apposizione della formula esecutiva, essendo a questo punto esonerato dal versamento dei diritti previsti.

Il ministero ha escluso tale ipotesi, giacchè come disposto dall'art. 153 disp. att. c.p.c., il cui contenuto non è stato modificato da alcuna norma recente, l'attività di rilascio della copia in forma esecutiva ex art. 475 c.p.c. rimane in capo alla cancelleria: è il cancelliere dunque che deve occuparsi delle attività di spedizione e rilascio della copia esecutiva, individuando la parte a favore della quale rilascia la copia stessa, e, pertanto, devono essere percepiti i diritti di cui all'art. 268 d.p.r. n. 115/2002;

 

-      Anomalie del deposito

La circolare interviene, infine, in merito alle anomalie informatiche riscontrabili all'esito della trasmissione ad un ufficio giudiziario di un atto o documento processuale.

A seguito dei controlli formali previsti sulla c.d. "busta" di invio telematico, infatti, possono riscontrarsi tre tipi di anomalie, due delle quali (Warn e Error) possono essere "forzate", consentendo alla cancelleria di accettare il deposito, mentre l'ultima (Fatal) inibisce materialmente l'accettazione e l‘entrata dell'atto nel fascicolo processuale.

In presenza dei primi due errori, pertanto, la circolare dispone che le cancellerie, avendo gli strumenti per "forzare" il deposito, dovranno sempre accettarlo, avendo cura, inoltre, di segnalare al giudicante ogni informazione utile in merito all'anomalia riscontrata.

 

Vai al "testo consolidato" delle circolari del Ministero

 

Vai alla guida sul processo civile telematico


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