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Gdpr: le istruzioni del Garante Privacy per il registro del trattamento

Il Garante della privacy ha fornito dei chiarimenti per una corretta tenuta del registro del trattamento, previsto dal Gdpr
mano con lettere gdpr regolamento privacy europeo

di Valeria Zeppilli – Tra i principali adempimenti previsti dal Gdpr vi è il registro del trattamento, che, in buona sostanza, è un documento nel quale vanno censiti tutti i trattamenti di dati personali effettuati dal titolare e dal responsabile del trattamento e che deve essere esibito a richiesta al Garante.

Per agevolare tutti coloro che si trovano alle prese con la novità, il Garante privacy ha diffuso un vademecum che fa chiarezza su come procedere a una corretta tenuta e le faq (sotto allegate).

  1. Gdpr: chi deve tenere il registro
  2. Contenuto del registro
  3. Aggiornamenti
  4. Responsabile esterno

Gdpr: chi deve tenere il registro

Il registro deve essere tenuto da:

  • imprese o organizzazioni che hanno almeno 250 dipendenti;
  • titolari o responsabili che effettuano trattamenti che possono comportare rischi, anche bassi, per i diritti e le libertà dell'interessato o che effettuano trattamenti non occasionali, anche se l'impresa o l'organizzazione in cui operano ha meno di 250 dipendenti;
  • titolari o responsabili che effettuano trattamenti di categorie particolari di dati di cui all'art. 9, paragrafo 1, del Gdpr o di dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all'articolo 10 del Gdpr, anche se l'impresa o l'organizzazione in cui operano abbia meno di 250 dipendenti.

Si precisa che sono organizzazioni anche le associazioni, le fondazioni e i comitati.

Per il Garante della privacy, in ogni caso, il registro andrebbe tenuto sempre, anche se non si è sottoposti all'obbligo.

Contenuto del registro

Il Garante si è occupato anche dei contenuti del registro, specificando innanzitutto che nel campo "termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati" devono essere indicati i tempi di cancellazione per tipologia e finalità di trattamento. Se questi non possono essere predeterminati, basterà specificarli con criteri indicativi.

Sotto la voce "descrizione generale delle misure di sicurezza", invece, è possibile anche indicare che, per una valutazione più dettagliata, si rimanda a documenti esterni di carattere generale, come le procedure organizzative e le policy aziendali. Tale voce deve comunque avere carattere dinamico ed essere quindi continuamente adeguata alle nuove tecnologie e ai nuovi rischi.

Nel campo "finalità del trattamento", poi, è opportuno indicare la relativa base giuridica e, se si tratta di un legittimo interesse, anche la sua descrizione, le adeguate garanzie e l'eventuale preventiva valutazione di impatto.

Infine, nel campo "categorie di destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati", vanno inclusi tutti i soggetti destinatari dei dati, compresi gli altri titolari, i responsabili e gli eventuali sub-responsabili.

Aggiornamenti

Nel registro dei trattamenti vanno poi indicate sempre la data di istituzione, o di creazione di una nuova scheda relativa a una specifica tipologia di trattamento, e quella dell'ultimo aggiornamento.

Il registro infatti, sia esso in formato digitale o in formato cartaceo, deve essere aggiornato con costanza.

Responsabile esterno

Il registro deve essere predisposto dal titolare e dal responsabile del trattamento.

Se il responsabile è un soggetto esterno che agisce per più autonomi e distinti titolari, le informazioni devono essere riportate nel registro in maniera specifica per ogni titolare, a ognuno del quale deve essere quindi dedicata una apposita sezione del documento.

Le Faq del Garante Privacy sul registro del trattamento
Valeria Zeppilli
Consulenza Legale
Laureata a pieni voti in giurisprudenza presso la Luiss 'Guido Carli' di Roma con una tesi in Diritto comunitario del lavoro. Attualmente svolge la professione di Avvocato ed è dottoranda di ricerca in Scienze giuridiche – Diritto del lavoro presso l'Università 'G. D'Annunzio' di Chieti – Pescara
(11/10/2018 - Valeria Zeppilli) Foto: 123rf.com
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