di Marina Crisafi - È arrivata la data dell'addio definitivo ai documenti contabili cartacei. Da oggi, infatti, scatta l'obbligo della fatturazione elettronica per tutte le pubbliche amministrazioni, centrali e locali.
46mila uffici pubblici registrati e due milioni di fornitori. Questi i numeri che, secondo le stime, interesseranno uno dei tanti aspetti della "rivoluzione digitale" della P.A.
L'obiettivo è duplice: controllare efficacemente la spesa pubblica e favorire la riorganizzazione digitale della P.A. con notevoli aspettative di risparmio di tempo e denaro (circa 1,5 miliardi di euro l'anno secondo il Governo). Ma a trarne benefici, saranno anche le aziende che lavorano con la P.A. in termini di rapporti più semplici e trasparenti, certezza e velocità dei tempi di pagamento.
Ecco come funziona la procedura, i soggetti interessati dall'obbligo e gli errori da evitare:
- I soggetti
Con la data di oggi si conclude la seconda fase dell'iter avviato il 6 giugno scorso che ha previsto inizialmente l'introduzione della e-fattura per i ministeri (incluse le scuole di ogni ordine e grado), le agenzie fiscali e gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.
L'obbligo di fatturazione elettronica, inerente le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate dalle imprese si estende, quindi, all'intero perimetro della P.A.: oltre alle amministrazioni centrali, neanche regioni, province, comuni e comunità montane potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. Inoltre, secondo la circolare del Mef n. 1/2015, pubblicata nei giorni scorsi, rientrano nell'elenco tutte le "amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le istituzioni universitarie, le Camere di Commercio, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale, il Coni, tutti gli enti pubblici non economici compresi gli ordini professionali, l'Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni".
- La procedura
Emissione, trasmissione, gestione e conservazione delle fatture dovranno avvenire esclusivamente in formato elettronico, sulla base del Sistema di Interscambio (Sdi) che garantisce anche la sicurezza e l'autenticità dei documenti (muniti di firma elettronica da parte di chi emette la fattura).
Nei rapporti tra la P.A. e il fornitore, è il sistema di interscambio che riceve le e-fatture (per la P.A. esclusivamente in formato XML, digitalmente sottoscritte), assegnando un codice identificativo ed effettuando i relativi controlli sul contenuto. Se questi danno esito negativo, il file viene scartato con notifica al mittente, se invece l'esito è positivo, la fattura viene inoltrata.
A questo punto, il mittente riceve una ricevuta di consegna al mittente, mentre la P.A. ha 15 giorni di tempo per inviare al fornitore, sempre tramite Sdi, una notifica di accettazione ovvero di rifiuto della fattura.
L'amministrazione ha provveduto al potenziamento dello Sdi al fine di far fronte all'aumento esponenziale del numero dei documenti scambiati (previste oltre 50 milioni di fatture l'anno).
Al fine di agevolare i professionisti in questa delicata fase iniziale, l'Agid (Agenzia per l'Italia Digitale) fornirà gratuitamente gli strumenti per la gestione completa delle fatture elettroniche (firma, compilazione, trasmissione e conservazione), mentre il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, grazie all'accordo firmato con la SiA S.p.A. (fornitore per gli ordini territoriali del portale per la gestione automatica del processo di fatturazione elettronica) fornirà gratuitamente agli iscritti l'emissione delle prime 12 fatture verso la P.A. (offrendo per le successive prezzi unitari contenuti).
- Gli errori da evitare
Uno degli errori da evitare nell'invio della fatturazione elettronica, e che è stato peraltro la causa principale dei documenti scartati durante la prima fase dell'obbligo (circa il 36% su 517 mila fatture totali), è quello del "doppio click". Di fronte a qualsiasi intoppo, avvertono gli addetti ai lavori, è inutile inviare la medesima fattura al Sistema di Interscambio una seconda volta (una terza o oltre), perché l'unico invio considerato valido e accettato dal sistema rimane sempre il primo, mentre quelli successivi non vengono considerati.
Altro errore da evitare è l'invio di documenti incompleti o errati, che hanno comportato nella prima fase circa un 40% di pratiche scartate.
Per quanto riguarda, invece, i problemi legati al tracciato non conforme, che hanno provocato un notevole numero di errori in precedenza, di recente è stata rilasciata una nuova versione contenente gli adeguamenti richiesti in relazione alle regole sull'Iva.
In ogni caso, approfondimenti e chiarimenti sulle specifiche operative sono disponibili sul sito fatturapa.gov.it e sull'apposita sezione sul sito dell'Agid.