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Atto notorio - dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà - autocertificazione

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Avv. Luisa Camboni -
Sempre più spesso ci vengono richiesti per il compimento di determinate pratiche atti quali atto notorio, dichiarazione sostitutiva di notorietà, autocertificazione, dei quali i soggetti “non addetti ai lavori” sono all'oscuro della loro funzione, del loro valore, della loro efficacia…
Ictu oculi, focalizzando l'attenzione sull'atto notorio e la dichiarazione sostitutiva di notorietà , ci verrebbe da affermare che siamo in presenza del medesimo atto: in realtà non è così!
Vediamo, dunque, di passare alla disamina di tali atti delineandone le affinità e differenze.
L'atto notorio (detto, anche, atto di notorietà o dichiarazione giurata) è un ATTO PUBBLICO con il quale una persona, alla presenza di due o più testimoni, rende una dichiarazione su uno o più fatti notoriamente conosciuti da tali persone.
Che valore ha l'atto notorio?
In quanto atto pubblico fa prova legale sulla provenienza dal dichiarante e su quanto fatto o dichiarato davanti al funzionario pubblico o al privato esercente una pubblica funzione( si pensi ad esempio al notaio) che lo riceve. Non fa, invece, prova legale circa i contenuti delle dichiarazioni rese.
Chi può ricevere un atto notorio?
Nel nostro ordinamento l'atto notorio può essere ricevuto:
- dal Cancelliere;
- dal notaio
in presenza di almeno due testimoni. Si tenga presente che, in alcuni casi, può essere ricevuto solo dal Presidente del Tribunale o, per delega di questo, dal Cancelliere.
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (detta autodichiarazione) consiste, invece, in una dichiarazione firmata dal soggetto interessato sotto la sua responsabilità.
Quando si ricorre alla dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà?
La dichiarazione sostitutiva di atto notorio può essere usata per dichiarare fatti, stati o qualità personali non contenuti in pubblici elenchi o registri. Più specificatamente, in questo caso il soggetto dichiara un qualcosa di cui lui è a conoscenza, inerente a sé medesimo o a soggetti terzi, che, però, non è certificabile da parte della Pubblica Amministrazione.
La differenza tra i due documenti, id est atto notorio e dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, dunque, non riguarda la forma, che è all'incirca identica, bensì i fatti, gli stati o qualità personali che si possono autocertificare.
In quali casi o meglio rapporti si può ricorrere alla dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà?
La si può utilizzare solo nei rapporti con:
- le Pubbliche Amministrazioni;
- i gestori di Servizi Pubblici quali Poste, Enel, Telecom,…;
- i Privati che lo consentono.
Può essere usata al fine di:
- attestare che la copia di un documento conservato o rilasciato da una Pubblica Amministrazione è conforme all'originale;
- dichiarare stati ( per esempio essere proprietario di un immobile, essere erede di una certa persona...), fatti ( per esempio avere subito danni a causa di una calamità naturale o aver condonato un certo abuso edilizio...), qualità personali ( per esempio essere titolare d'impresa…) conosciuti direttamente dal cittadino e riferiti a se stesso o ad altri soggetti.
Non sono, invece, assolutamente sostituibili con dichiarazione sostitutiva di atto notorio: i certificati medici, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi e brevetti.
Non si possono, inoltre, effettuare dichiarazioni sostitutive di atto notorio che contengano dichiarazioni di intenzioni o propositi per il futuro (ad es. rinunciare a un'eredità). Per questo tipo di atti è necessario rivolgersi ad un notaio.
Come si predispone? In che modo va presentata la domanda? Qual è la sua validità?
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà va redatta in carta semplice, compilando i moduli scaricabili o quelli disponibili negli Uffici Comunali oppure predisponendola su carta libera.
La dichiarazione va poi firmata dall'interessato.
E' bene, a questo punto, fare una distinzione tra dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà rivolta alle amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici e quella rivolta ai privati.
Nel primo caso la firma non va autenticata; difatti, basta semplicemente apporre la firma davanti al dipendente oppure la dichiarazione va trasmessa o inviata con in allegato la fotocopia di un documento di identità in corso di validità.
Nel secondo caso, invece, la firma va autenticata con conseguente pagamento dell'imposta di bollo.
La dichiarazione sostitutiva di notorietà è soggetta all'autentica della firma da parte dell'incaricato comunale, cancelliere, notaio o segretario comunale (art. 21 del D.P.R. 445/2000).
La dichiarazione sostitutiva di atto notorio può essere presentata:
- di persona;
- per lettera o fax. In questo caso occorre allegare la fotocopia del documento d'identità in corso di validità della persona che l'ha firmata.
Nel caso di una persona che a causa del suo stato di salute non è in grado di rendere una dichiarazione, può farlo un parente prossimo: il coniuge, i figli o altri parenti fino al terzo grado. In questo caso la dichiarazione va resa davanti al Pubblico Ufficiale il quale deve indicare l'impedimento temporaneo per motivi di salute e deve, altresì, accertare l'identità della persona che procede alla dichiarazione.
Se il dichiarante non è in grado di firmare è sufficiente che apponga un segno di croce sul documento.
Quanto ai costi per le dichiarazioni sostitutive di atto notorio rivolte ai privati è necessario pagare l'imposta di bollo per l'autentica della firma, oltre ai diritti di segreteria.
Quanto alla validità temporale la dichiarazione sostitutiva ha la stessa validità temporale degli atti che sostituisce.
Va precisato che il cittadino assume la responsabilità di quanto dichiara e ne risponde penalmente in caso di dichiarazione falsa o mendace, come previsto dall'articolo 76 del DPR 445/2000. Se dal controllo eseguito dalla Pubblica Amministrazione emerge che il contenuto di quanto dichiarato non è veritiero, il dichiarante decade dai benefici, eventualmente, ottenuti sulla base della dichiarazione falsa.
Si segnala, inoltre, che non si possono autenticare sottoscrizioni apposte in calce a documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai sensi dell'art. 1 della Legge n. 482/1999 la lingua Ufficiale della Repubblica è l'italiano e, pertanto, l'eventuale documento presentato in lingua straniera, dovrà essere fornito anche di idonea traduzione.
L'autocertificazione consiste nella facoltà riconosciuta ai cittadini di presentare, in sostituzione delle tradizionali certificazioni richieste, propri stati e requisiti personali, mediante apposite dichiarazioni sottoscritte cioè firmate dall'interessato. Insomma, con l'autocertificazione il soggetto evita, così, di recarsi presso l'apposito ufficio e farsi rilasciare il relativo certificato con un notevole risparmio sia in termini di tempo che di denaro. Si possono autocertificare, ad esempio, la data e il luogo di nascita, la residenza, la cittadinanza, il godimento dei diritti civili e politici, lo stato civile, lo stato di famiglia, il titolo di studio conseguito, l'appartenenza ad ordini professionali, … La firma non deve essere più autenticata. La legge istitutiva dell'autocertificazione, infatti, richiedeva che l'autocertificazione dovesse essere sottoscritta e autenticata. Con l'emanazione del D.P.R. 28 Dicembre 2000 n° 445, l'obbligo dell'autenticazione della firma rimane solo per la "dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà". L'autocertificazione, insomma, sostituisce i certificati senza che ci sia necessità di presentare successivamente il certificato vero e proprio. La Pubblica Amministrazione ha l'obbligo di accettarle, riservandosi la possibilità di controllo e verifica in caso di sussistenza di ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto.
Quanto alla validità temporale dell'autocertificazione si osserva che in caso di certificati rilasciati dalle Pubblica Amministrazione attestante stati, qualità personali non soggetti a modificazione alcuna la durata è illimitata, per gli altri certificati è di sei mesi o più se previsto da leggi o regolamenti.

Come comportarsi nell'ipotesi in cui il Pubblico Ufficiale rifiuta di accettare la dichiarazione sostitutiva di notorietà o l'autocertificazione?

Il Pubblico Ufficiale che rifiuta di ricevere la dichiarazione sostitutiva di notorietà o l'autocertificazione, nonostante sussistano tutti i requisiti per accettarla commette il reato di cui all'art. 328 c.p. “Rifiuto di atti d'ufficio. Omissione”.

L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non possono essere utilizzate nei rapporti fra privati o con l'Autorità Giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali.
Da ultimo prendiamo in considerazione l'ipotesi di dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà presentata da cittadini stranieri. Come ci si comporta?
Occorre distinguere l'ipotesi in cui la dichiarazione de qua viene presentata da cittadini della Comunità Europea e da cittadini extracomunitari.
Nel primo caso nulla quaestio: si applicano le stesse modalità previste per i cittadini Italiani
Nel secondo caso i cittadini extracomunitari, residenti in Italia secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente, approvato con decreto del Presidente della Repubblica il 30 Maggio 1989, n. 233, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.
Avv. Luisa Camboni - Studio Legale Avv.Luisa Camboni
Via Muraglia 57 09025 Sanluri (CA)
Tel/Fax 070 7567928
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(21/06/2013 - Avv. Luisa Camboni)
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